口罩禁令終於逐步鬆綁，有些在疫情高峰時期養成的習慣卻已經回不去，例如能夠跨越時空限制的線上會議。隨時溝通確實很方便，不怕路上突然下大雨、塞車，打亂行程。也有公司不打算改變開放員工在家辦公政策，行動辦公室已是不可逆的趨勢。 然而，回想每次線上會議的經驗，是一場美好體驗，還是至今依然像場數位能力大考驗？
我們都有經驗，線上會議雞同鴨講，白天聽到夜晚，理論上，線上會議應該省時，實際上，節省的只有交通時間。如何讓線上會議不再是數位大亂鬥？可以從三大方向思考，打造超人一等的集中力、聽力、視力，創造一場高效率的線上會議。
加倍集中力
清晰聽力
強化視力
根據英國媒體 CT Business Travel 研究報告，每個月參加的會議，有一半被認為是浪費時間的，特別是進行線上會議時，分心的情況特別嚴重！實體會議面對面實際接觸讓與會者清楚接收到彼此第一時間的肢體與眼神反饋，而線上會議除了考驗數位能力，也很測試聽者的精神集中力和講者的資料準備能力。因此線上會議首要是掌握今天的開會重點，而不是時間到了、上線就好。
多數公司的線上或實體會議，報告都非常仰賴PPT，在Amazon卻不是如此。Amazon認為決策者的時間與專注力是很珍貴的資源，故有個著名的工作準則「6-pager」，開會提案禁止使用PPT，而是用6頁文字說明內容，分別是「會議背景、問題、如何執行、成果檢驗、討論分析、結論」，每個與會者花15~30分鐘閱讀，對開會的基本內容有一定程度了解，而非報告者逐一說明細項，如此一來將大大提升開會效率，對不容易集中精神的線上會議尤其受用。
線上會議建議要有一位主持人負責掌控會議節奏；有人遲到或系統連線問題，請協調人聯繫與處理，確保會議不會延宕；有一位記錄重點和專案執行分配狀況，事後若有需要，可查詢討論結果和進度。
接著是針對需求，選擇適當的溝通工具與媒介，預先排除可能發生的障礙，減少溝通誤區，達成有效溝通。 「可以再說一次嗎？」「A同事聲音很模糊！」舉凡線上會議硬體周邊，最容易發生，同時也最好解決的是收音問題，不少人使用外接麥克風，一人使用只要留意降躁功能，通常就可得到很好的改善。
有時，線上會議不僅現「聲」，還要求現「身」。開啟視訊的優點在於提供臉部資訊可增加知道彼此是否理解的憑據，將讓會議進行得更順利。
想保持專業形象，在使用筆電鏡頭時，注意鏡頭擺放的角度和位置，可以把筆電墊高，稍微拉遠，以平視角度來視訊。女生即使畫好美美的妝，但是光線位置不佳或是光線不足，除了換位置或用檯燈補光，也可選擇能夠根據光源自動調整曝光模式的視訊鏡頭，讓影像更清晰，讓你完美現身。
疫情初期視訊鏡頭大缺貨時，利用手機下載app輔助，例如DroidCam 讓 Android 手機變成 Windows 10電腦視訊鏡頭，還能把手機麥克風拿來收音用。但用手機視訊相對耗電，建議準備第二支手機作為備用。
隨著疫情發展與結束，線上會議開始變得普及，視訊鏡頭市場需求提高，更多符合多元應用的機種陸續上市，光是羅技就推出從千元有找、基本功能一應俱全的 C310 HD，到可以上下調整拍攝角度、具備展示模式的中階 BRIO 500。因應線上教學，Ipevo也推出方便拍攝教材的實物攝影機，搭配腳座、手臂多角度拍攝，解放雙手；還有因應直播而生的 streamcam、insta360等。
拍清楚了，會議過程中想展示物品或文件呢？我們習慣的做法是按下分享視窗或檔案，可惜這麼一來，要是其中一方想修改，或指定看某些細節，不見得檔案或照片可以立即呈現，例如展示樣品、修改草圖，這種仰賴全視角的討論，就可以考慮購入專為設計師、工程師、專案經理打造的視訊鏡頭，例如BenQ 的 ideaCam 專業拍物視訊鏡頭。BenQ ideaCam可直接向下翻轉，拍攝放在桌上的物品，鏡頭自動感應，水平翻轉，偵測拍物模式，清晰對焦且呈現真實色彩，還有放大鏡般的15倍微距攝影，讓你更能清楚表達細節；拍人則會呈現紅潤色調，還搭載中央點偵測、內建補光燈，不受環境影響。磁吸式方便拆卸，除了裝置在螢幕上使用，還可手持拍攝，應用靈活度相當高。甚至搭載智慧降噪麥克風，不需要單獨外接麥克風。
實體會議中，我們可以共同在白板上書寫，場景換到線上，同樣有協作工具可應用，舉凡Google Meet、Zoom等主流會議軟體都有共同註記功能，各家視訊鏡頭廠商也開發出應用程式，讓協作更便捷。
例如羅技開發 Logi Tune 處理影像、Logi Capture 供直播錄影；Ipevo 則是針對開發 Visualizer，享有攝影機的多種用途，不限廠牌開放使用。BenQ 則是針對 ideaCam 專業拍物視訊鏡頭，設計了一款線上應用程式 EnSpire，不必設定，即可將畫面分享到多種會議程式。除了常見的影像調整和錄製功能，需要筆記時，EnSpire 可隨時凍結畫面、標示註記或調整濾鏡，最特別的是存在線上的智慧註記，可直接分享頁面，讓溝通更即時。
選擇正確的工具，降低線上會議的進入門檻，並透過協作工具，提升與會者的參與程度，更知道如何追蹤進度、後續執行，增進工作效率。善用技巧與科技，在後疫情加速催生的科技時代，讓線上會議的溝通無往不利。
想了解更多為遠距溝通，以及專業工作者而生的 BenQ ideaCam，請見 ideaCam
