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搞不定遠距會議?善用視訊鏡頭,充分達成「視覺溝通法」 !

BenQ Taiwan
2022/12/23
搞不定遠距會議?善用視訊鏡頭,充分達成「視覺溝通法」 !
線上視訊會議時,需要有更多元的溝通方式,以補足視覺呈現上的侷限所造成的溝通障礙。

在遠距工作成為許多人的生活常態後,我們免不乏地受到了遠距會議的侷限。你是否也曾經感到困惑,為什麼視訊會議總是一個無止盡的厭世輪迴?怎麼好不容易在會議中達成了共識,卻十之八九會在日後發現,你說的厚度薄一點和他說的色調暖一點,在每個人的腦海裡都長得不一樣。

・視訊會議讓人心好累?

面對工作時,我們時常只想專注於自己的專業,把一件事情做到最好。但現實常讓事與願違,我們要做自己擅長的事的同時,總需要附加處理其他一百種瑣事。舉例而言,好的設計師不只是要設計產品,還需要對內與團隊溝通專業細節,甚至要向設計專業以外的主管、客戶報告產品,說他們聽得懂的語言,讓他們讀懂你的設計價值所在。若要釐清究竟是為何而心累,我們可以先回想過往視訊會議的經驗。以產品設計師為例,會前總需要事前將手稿存檔、標註各種開發細節,再彙整進簡報裡;又受限於筆電鏡頭的框架內,無法精準分享產品細節;甚至討論的過程無法即時標籤註記,還要在會議結束後額外花時間整理內容更新……這些在會議室裡很輕易能當下實作並討論解決的問題,怎麼現在都成了極大的會前的素材準備負擔?

線上視訊會議時,需要有更多元的溝通方式,以補足視覺呈現上的侷限所造成的溝通障礙。

・重新定義你眼裡的「視覺溝通」

說到「視覺溝通」,一般人直覺會想到簡報裡的視覺化資訊圖表。在商業趨勢的潮流下,大家都在學習如何在簡報中打造亮點,但未必所有人都適合這樣的表達方式。其實廣義的視覺化溝通(Visual communication)素材涵蓋的範圍之廣,從螢幕截圖、畫面錄影,到模型展示都囊括在內。這也意味著,我們對話的管道不一定得如此單一,想讓人一眼看見你想表達的重點,其實還有很多種途徑。在飽受疫情所苦的時代下,我們需要重新思考遠距對話中該被強調的元素,並針對需求選擇適當的溝通工具與媒介,才能減少溝通誤區,達成我們的最終目的:有效的溝通。

視訊會議因僅能以分享電腦畫面與鏡頭來呈現,因此往往需要耗費許多時間事前準備簡報,或將實物拍照、註記並轉為電子檔。會議當下又受限於筆電鏡頭的框架內,而無法精準分享產品細節。

1、 「會動的」視覺溝通工具

遠距會議和實體會議的最大差異,是與會者無法同處一個空間,且可視範圍侷限在小小的鏡頭框架下。以往能在會議室白板上書寫討論、實際拿模型比劃釐清,甚至透過肢體語言輔助溝通,現在卻只能口頭說明,或在事後整理成會議筆記,也可能會議結束後才發現根本沒得出個結論。你發現現有的視訊鏡頭,其實不夠應付你的工作所需。你可能會想:若除了拍人的鏡頭外,也能有另一個鏡頭能輕鬆拍「物」就好了。

想擺脫一般筆電鏡頭的束縛,用不同的角度溝通,你可以考慮以下工具:


  • 直接將手機裝上腳架,透過手機鏡頭來拍攝桌面或手邊的模型。優點是花費低且操作容易;缺點是手機成為了視訊工具,無法在會議過程中急用。


  • 若期望針對專門拍物的需求有更好的使用體驗,則可以考慮購入實物攝影機,從能動性、拍攝角度、解析度、細節呈現等標準做為考量的依據。
  • 若你希望同時兼顧拍人與拍物的需求,且對於拍物的細節也有高要求,則可以考慮專為設計師打造的網路視訊產品,例如BenQ 的 ideaCam,
    不僅拍人拍物的畫面切換自如,連影像的自動翻轉也都顧及到了。
多數的視訊鏡頭,其實不足以應付日常工作所需。因此視訊鏡頭除了要能夠拍攝本人之外,最好同時也能「拍攝物品」,將更有利於線上溝通。
多數的視訊鏡頭,其實不足以應付日常工作所需。因此視訊鏡頭除了要能夠拍攝本人之外,最好同時也能「拍攝物品」,將更有利於線上溝通。

2、 能「即時反饋」的溝通媒介

有了好的「視覺溝通」工具後,還需要好的傳播媒介(一個協作的平台),來讓大家能即時反饋不同的意見。因為遠距會議另一項最大的缺點,就是我們只能透過視訊框看見每位與會者,接著一個人對著簡報不斷自言自語,通常大家也會比較抓不準打斷的時間。這時雲端協作軟體便是重要的遠端溝通媒介。在疫情爆發前,其實已有許多現行的線上協作軟體、雲端白板能輔助團隊溝通,這些即時合作互動的工具,能讓所有人的資訊同步,並奠基於他人的創意上有近一步發想。要提高會議效益,除了工具的完善與輔助,還要確保溝通到位,代表我們須要確認訊息傳達是雙向的互動,而非單向的傳遞。

適合會前準備、會議中溝通、會後內容整理的不同溝通平台:

  • 視訊會議軟體內建註記功能,如Zoom,本身便提供註記及創建白板功能,方便會議中的多人協作。

  • 專為遠距工作而誕生的新創軟體Switchboard,不用再換手分享畫面,大家輕鬆在同個介面切換不同檔案。
  • 整合會議前中後的產品討論註記軟體,需搭配網路攝影機ideaCam使用的EnSpire

除了視覺溝通工具外,能讓與會者即時反饋的傳播媒介(例如協作平台)也相當重要。如此才能確保訊息傳遞是雙向的互動,而非單向的傳遞。

進入後疫情時代,過去為了短期內應急而發展出的遠距工作模式也該走入歷史。那些曾經看起來不可避免的情勢,其實對於廣大上班族來說是很不健康的。我們不可能一直依賴傳統的會議溝通模式,而是該針對不同的產業型態,找到適合自己的溝通模式。無論是透過能動性高的鏡頭角度來替你說話,或是利用雲端平台即時註記、提高工作時效,只要是能改善工作現況的方法就是好方法!

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