Trực tiếp hay trên nền tảng đám mây? Tất cả những điều bạn cần biết về các cuộc họp kết hợp

Đúng như tên gọi, đây là hình thức kết hợp giữa họp trực tiếp và tham gia từ xa qua mạng, trực tuyến hoặc nền tảng đám mây. Nếu một vài thành viên có mặt tại phòng họp trong khi những người khác tham gia từ nhà hoặc các địa điểm khác thông qua internet, thì đó chính là một cuộc họp kết hợp.

Các cuộc họp kết hợp xoay quanh sự tham gia chủ động, tính tương tác và khả năng cộng tác, và đã chứng tỏ hiệu quả ngay cả trong những tổ chức lớn và chuyên nghiệp nhất. Dữ liệu gần đây do Lầu Năm Góc công bố cho thấy hội nghị truyền hình hiện đang kết nối nhiều phòng họp với số lượng người tham gia giới hạn, thay vì tập trung toàn bộ nhóm trong một phòng như trước đây.

Các cuộc họp kết hợp giúp bạn vượt qua những trở ngại do lệnh cấm đi lại, giãn cách xã hội, cách ly và nhiều hạn chế khác được các chính phủ trên toàn thế giới áp dụng.

Sự cộng tác giữa các cá nhân và nhóm làm việc ở những khu vực khác nhau trên thế giới trở nên khả thi và hiệu quả, đảm bảo công việc không bị gián đoạn.

Các cuộc họp kết hợp cũng là một giải pháp tiết kiệm chi phí so với các cuộc họp truyền thống. Bạn không cần phải duy trì nhiều phòng họp với hệ thống chiếu sáng và điều hòa liên tục. Không cần đến các hệ thống trình chiếu phức tạp, và bộ phận IT cũng không phải mất hàng giờ để thiết lập thiết bị.

Đây là một lợi ích tâm lý lớn đối với tinh thần làm việc của đội ngũ. Khi một số thành viên cảm thấy hụt hẫng vì các cuộc họp trực tiếp trở nên hiếm hoi hơn, thì các cuộc họp kết hợp đóng vai trò như một giải pháp thay thế cần thiết. Khi nhân viên nhận ra mô hình mới mang lại hiệu quả cao hơn mà vẫn giữ được yếu tố kết nối con người, sự gắn kết và hiệu suất làm việc của đội nhóm sẽ dần phục hồi — thậm chí còn phát triển mạnh hơn.

Một trong những yếu tố quan trọng nhất của các cuộc họp kết hợp chính là sự tập trung vào video hội nghị và nội dung trực quan. Đây là lý do khiến chúng hiệu quả hơn, vì hình ảnh giúp truyền tải thông tin nhanh chóng và mang lại cảm giác sinh động, trực tiếp cho mỗi buổi họp. Khi nội dung trực quan thay thế cho các biểu đồ hay tài liệu dài dòng, thời lượng họp có thể được rút ngắn, giúp tiết kiệm thời gian cho các thành viên trong nhóm.

Một cuộc họp kết hợp được tổ chức tốt sẽ sinh động và thu hút hơn rất nhiều so với cuộc họp truyền thống, thậm chí còn có thể mang lại trải nghiệm thú vị cho người tham gia. Tuy nhiên, tất cả đều phụ thuộc vào việc bạn có những công cụ phù hợp hay không, đặc biệt là kết nối internet tốc độ cao, máy chiếu thông minh (ưu tiên loại không dây), trung tâm hệ thống quản lý tài khoản và khả năng truy cập đám mây.

Nếu không có kết nối internet ổn định, cuộc họp kết hợp sẽ không thể diễn ra hiệu quả. Việc video bị giật, âm thanh ngắt quãng sẽ gây khó chịu và phá hỏng trải nghiệm của tất cả mọi người. Lựa chọn một màn hình tương tác hoặc máy chiếu thông minh có khả năng kết nối internet rất quan trọng, vì thiết bị này có thể trở thành trung tâm kết nối cho các thiết bị cá nhân như laptop hay điện thoại thông minh. Bên cạnh đó, hệ thống quản lý nội dung tập trung kết hợp với lưu trữ đám mây như OneDrive, Google Drive hoặc Dropbox sẽ giúp tất cả người tham gia dễ dàng chia sẻ tài liệu, cập nhật nội dung và cộng tác trong dự án, nhanh chóng hơn nhiều so với email vốn có nhiều giới hạn về định dạng và dung lượng tệp.