Search history
Clear
Bảng trắng đám mây: Cộng tác từ xa hiệu quả hơn
- BenQ
- 2020-10-30
Bảng trắng đám mây hỗ trợ gì cho hội họp trực tuyến? Tìm hiểu cách công cụ cộng tác tưởng chừng đơn giản này lại tạo ra khác biệt lớn cho các nhóm làm việc từ xa.
Bảng trắng đám mây có thực sự cần thiết trong mô hình văn phòng kết hợp? Chẳng phải bạn chỉ cần email, tin nhắn nhanh và một hệ thống họp trực tuyến ổn định là đủ để giao tiếp với các nhóm làm việc từ xa? Vậy bảng trắng trực tuyến mang lại điều gì mà các công cụ kia không có?
Bảng trắng đám mây mang lại một hình thức cộng tác mà giao tiếp bằng lời nói hay văn bản đơn thuần không thể so sánh được. Tính tương tác, cho phép bạn viết, phác thảo hoặc chèn hình ảnh lên một không gian trống, giúp những người thiên về tư duy trực quan xử lý ý tưởng và thể hiện bản thân hiệu quả hơn, đồng thời giúp người học tiếp thu khái niệm nhanh chóng hơn. Khi cần rà soát nội dung cuộc họp, việc xem lại tổng kết trên bảng trắng đám mây cũng nhanh hơn nhiều so với việc xem một đoạn ghi hình dài chưa được chỉnh sửa từ hội nghị trực tuyến.
Việc viết bằng chuột có thể khá khó làm quen, nhưng hiện nay đã có các giải pháp bảng trắng đám mây như EZWrite giúp người tham gia cuộc họp dễ dàng ghi chú bằng thiết bị cảm ứng cá nhân như điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng. Việc trang bị sẵn bảng trắng đám mây cho phép các nhóm mở rộng phiên họp trực tuyến thành một trải nghiệm làm việc từ xa mang tính cộng tác toàn diện.
Tăng cường sự gắn kết trong các buổi họp đồng bộ nhóm
Khi được áp dụng vào các buổi họp đồng bộ (team sync ups), bảng trắng đám mây có thể giúp tăng mức độ tương tác. Người chủ trì có thể bắt đầu buổi họp bằng các hoạt động vẽ nguệch ngoạc hoặc trò chơi khởi động để biến người tham dự từ người nghe thụ động thành người tham gia tích cực. Phần nội dung chính của buổi họp cũng có thể được thực hiện trực tiếp trên bảng trắng đám mây, với người chủ trì hoặc các thành viên khác ghi chú, chèn hình ảnh hoặc slide liên quan khi thảo luận diễn ra. Vì người tham gia tập trung vào các nội dung đang được thêm vào và chỉnh sửa trên bảng chia sẻ, người chủ trì có thể dễ dàng thu hút sự chú ý và giảm thiểu tình trạng mất tập trung — điều thường xảy ra trong môi trường làm việc kết hợp.
Thu thập phản hồi khách hàng hiệu quả hơn
Một lợi thế khác của bảng trắng đám mây là khả năng chỉnh sửa và ghi chú hai chiều theo thời gian thực. Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn trình bày slide hoặc bản mẫu dự án cho khách hàng từ xa. Trong trường hợp khách hàng có yêu cầu điều chỉnh, người trình bày có thể dễ dàng cấp quyền chỉnh sửa để họ ghi chú trực tiếp lên bảng. Ví dụ, nếu họ muốn thay đổi một phần cụ thể trong bố cục, họ chỉ cần khoanh vùng và ghi chú yêu cầu ngay bên cạnh. Nếu có hình ảnh minh họa, họ cũng có thể tải trực tiếp lên bảng trắng. Nếu buổi thuyết trình chỉ diễn ra qua video call và ghi chú ngoài màn hình, mức độ tham gia của khách hàng sẽ bị hạn chế và bạn có thể không thực hiện đầy đủ các điều chỉnh mà họ mong muốn.
Tăng tính thực hành trong đào tạo và giảng dạy
Bảng trắng đám mây cũng là công cụ lý tưởng cho các buổi đào tạo từ xa mang tính tương tác. Với khả năng thực hành trực tiếp, giảng viên có thể đánh giá mức độ tiếp thu của học viên ngay trong buổi học. Họ có thể đăng một bộ câu hỏi lên bảng và yêu cầu học viên giải quyết tại chỗ. Giống như một chiếc bảng trắng trong phòng đào tạo, nhưng điểm khác biệt là mọi người đều có thể viết lên đó cùng lúc. Với bảng trắng đám mây, giảng viên có thể biến bất kỳ không gian nào thành một lớp học ảo, bất kể học viên đang tham gia từ nhà hay tập trung tại một phòng họp từ xa. Hơn nữa, các buổi đào tạo trên bảng trắng linh hoạt hơn, dễ dàng điều chỉnh nội dung theo nhu cầu của người học. Tùy theo nền tảng sử dụng, nội dung buổi học có thể được lưu lại dưới dạng tệp và chia sẻ với toàn bộ học viên để họ xem lại kết quả khi cần thiết.
Tổ chức hiệu quả các cuộc họp khẩn giữa nhiều địa điểm
Mô hình làm việc kết hợp phát huy tối đa hiệu quả trong các cuộc họp đột xuất liên quan đến nhiệm vụ quan trọng của doanh nghiệp. Ví dụ, một tập đoàn đa quốc gia đang đối mặt với khủng hoảng truyền thông nghiêm trọng và cần giải quyết trong vài giờ tới. Những người ra quyết định và các nhóm liên quan tại các khu vực bị ảnh hưởng cần một công cụ để nhanh chóng đưa ra giải pháp kịp thời. Việc sử dụng bảng trắng đám mây trong cuộc họp cho phép nhóm làm việc tự do xây dựng, đánh giá và ghi lại kế hoạch hành động có thể triển khai ngay lập tức.
Việc tích hợp bảng trắng đám mây vào các cuộc gọi video có thể dễ dàng biến các buổi họp từ xa thành những cuộc thảo luận cộng tác đầy hiệu quả.
