Search history
Clear
Checklist cho làm việc từ xa và kết hợp
- BenQ
- 2020-10-30
Trước khi chuyển đổi sang mô hình làm việc hoàn toàn từ xa hoặc kết hợp, các tổ chức cần cân nhắc những yêu cầu sau để đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn và duy trì năng suất của nhân viên.
Vậy là bạn đã quyết định chuyển sang mô hình làm việc từ xa hoặc kết hợp, liệu tổ chức của bạn đã sẵn sàng cho sự thay đổi này chưa?
Có nhiều yếu tố kỹ thuật và xã hội cần được xem xét khi chuyển sang bất kỳ hình thức làm việc từ xa nào. Các công cụ phần cứng và phần mềm là điều kiện tiên quyết rõ ràng, nhưng vẫn có những yếu tố mà các tổ chức đôi khi bỏ sót. Hãy cùng điểm qua những yếu tố này để bạn có thể đánh giá tình hình hiện tại của tổ chức mình.
Hội nghị video
Bảng trắng đám mây
Tin nhắn nhanh
Kết nối internet
Xử lý tệp tin
Thiết bị
công việc
Phần mềm công việc
Bảo mật
dữ liệu
Yêu cầu cơ bản: Kết nối internet và công cụ làm việc
Yêu cầu đầu tiên là điều hiển nhiên: nhân viên cần một kết nối internet nhanh và ổn định để có thể cộng tác hiệu quả với các đồng nghiệp làm việc từ xa. Tuy nhiên, ai sẽ chịu chi phí cho kết nối internet này lại là một vấn đề chưa rõ ràng. Câu hỏi này càng trở nên phức tạp với các dịch vụ internet có giới hạn dữ liệu. Liệu công ty có chi trả cho phần dữ liệu được dùng vào công việc, kể cả khi có sử dụng vào mục đích cá nhân? Hay nhân viên vẫn phải tự trả tiền internet tại nhà dù băng thông đang được dùng cho công việc?
Bên cạnh kết nối internet, nhân viên cũng cần được trang bị đầy đủ các công cụ phần cứng và phần mềm cần thiết để giao tiếp hiệu quả và duy trì năng suất làm việc. Thông thường người sử dụng lao động sẽ chịu trách nhiệm chi trả cho các thiết bị và tiện ích này. Tuy nhiên gói thiết bị có thể bao gồm laptop và điện thoại di động thường được thỏa thuận giữa công ty và nhân viên. Về phần mềm doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng các nền tảng dựa trên đám mây có sẵn hoặc cài đặt các ứng dụng chuyên biệt trên máy chủ từ xa để đảm bảo truy cập dễ dàng cho người dùng.
Giải pháp phía sau: Quản lý tệp và bảo mật dữ liệu
Việc quản lý tệp tập trung cũng rất quan trọng, đặc biệt khi làm việc theo nhóm. Một kho lưu trữ tệp trên nền tảng đám mây cho phép nhân viên tạo, truy cập và chỉnh sửa các tài liệu chung từ xa. Điều này đặc biệt hữu ích khi bàn giao công việc. Và vì dữ liệu công việc được truyền qua internet và chủ yếu được truy cập bằng thiết bị cá nhân trên mạng cá nhân của nhân viên, yếu tố bảo mật cũng trở thành một mối quan tâm hàng đầu.
Dữ liệu cơ mật của công ty luôn có nguy cơ bị rò rỉ, đặc biệt khi nhân viên làm việc tại nhà không được bảo vệ bởi hệ thống mạng có mức độ bảo mật cao như tại văn phòng. Do đó, các tổ chức cần đảm bảo rằng thiết bị của nhân viên luôn được cập nhật bản vá thường xuyên, cài đặt phần mềm chống mã độc mới nhất và sử dụng các giao thức mạng an toàn. Bên cạnh đó, việc cung cấp quyền truy cập được mã hóa vào các tài liệu và cổng thông tin nội bộ của công ty cũng là điều bắt buộc.
Công cụ cộng tác: Nhắn tin, hội họp trực tuyến, bảng trắng đám mây
Có lẽ yếu tố quan trọng nhất để làm việc từ xa hiệu quả chính là các công cụ cộng tác. Đây là tập hợp các ứng dụng cả cài đặt tại chỗ và dựa trên nền tảng đám mây giúp nhân viên giao tiếp và làm việc cùng đồng nghiệp đối tác và khách hàng. Những công cụ phổ biến nhất hiện nay bao gồm ứng dụng nhắn tin nhanh và hội nghị truyền hình.
Tin nhắn nhanh được sử dụng cho các trao đổi ngay lập tức, khi nhân viên cần gửi và nhận phản hồi ngay lập tức. Trong khi đó, hội họp trực tuyến phục vụ cho các cuộc thảo luận tập trung và chi tiết hơn. Để hội nghị truyền hình diễn ra hiệu quả, nhân viên không chỉ cần cài đặt các ứng dụng mà công ty yêu cầu, mà còn cần trang bị thiết bị ghi hình và âm thanh chất lượng. Các tổ chức đang hướng tới mô hình làm việc kết hợp có thể đầu tư vào các màn hình như DuoBoard, được tích hợp sẵn tính năng họp trực tuyến, hỗ trợ cả họp trực tiếp và từ xa một cách dễ dàng và linh hoạt. Đối với doanh nghiệp nhỏ hoặc văn phòng có không gian hạn chế, nhân viên có thể cân nhắc sử dụng Máy chiếu không dây thông minh như một giải pháp hội họp trực tuyến di động tiện lợi.
Một số màn hình tương tác như DuoBoard còn có tính năng bổ sung là cảm ứng màn hình, giúp việc sử dụng bảng trắng trở nên tiện lợi hơn. Đối với người dùng từ xa, bảng trắng đám mây nâng tầm trải nghiệm bằng cách cho phép thảo luận theo thời gian thực với yếu tố trực quan sinh động. Các giải pháp bảng trắng đám mây như EZWrite Live mang đến cho người tham gia khả năng gọi video, viết, vẽ hoặc chèn đa phương tiện trên cùng một màn hình chia sẻ — những tính năng mà các phần mềm xử lý văn bản hoặc bảng tính trên nền tảng đám mây không phải lúc nào cũng hỗ trợ.
Biện pháp kiểm soát cho công việc được quy chuẩn: Hướng dẫn làm việc và quy trình báo cáo
Thách thức lớn nhất khi có nhiều nhân viên làm việc ở các địa điểm khác nhau là doanh nghiệp không thể đảm bảo tất cả đều tuân thủ đúng quy chuẩn làm việc của công ty. Khi nhân viên làm việc tự chủ, việc đảm bảo tuân thủ quy chuẩn trở thành một vấn đề liên quan đến mức độ tin cậy. Để phòng ngừa rủi ro, tổ chức cần xây dựng các hướng dẫn cụ thể cho mô hình làm việc từ xa nhằm đảm bảo trách nhiệm và duy trì năng suất. Các hướng dẫn này có thể bao gồm quy định về giờ làm việc, cập nhật tiến độ và các đầu việc cần hoàn thành. Đồng thời, doanh nghiệp cũng nên chuẩn bị các phương án ứng phó khẩn cấp, chẳng hạn như hệ thống gọi phản hồi theo chuỗi (call tree), để công việc có thể được chuyển tiếp nhanh chóng nếu một hoặc nhiều nhân viên tạm thời không thể làm việc.
Theo dõi nhân viên: Họp định kỳ và theo dõi tiến độ
Hệ thống theo dõi tiến độ là yếu tố thiết yếu cho bất kỳ hình thức làm việc nào, vì nó giúp các nhóm biết còn bao nhiêu việc cần hoàn thành để kết thúc dự án. Công cụ này đảm bảo nhân viên luôn đi đúng hướng và giúp quản lý phát hiện kịp thời các điểm nghẽn để điều chỉnh quy trình cho phù hợp. Trong môi trường làm việc từ xa, theo dõi tiến độ còn tạo điều kiện để người sử dụng lao động đánh giá công bằng mức độ đóng góp của nhân viên dựa trên kết quả công việc thực tế.
Để các nhóm luôn nắm bắt được tiến độ chung, điều quan trọng nhất là lên lịch các buổi họp đồng bộ định kỳ thông qua hội nghị truyền hình. Việc này không chỉ giúp họ trao đổi về tình hình công việc, mà còn tạo cơ hội để xây dựng mối quan hệ tốt hơn với các đồng nghiệp làm việc từ xa.
Mặc dù lý tưởng nhất là đáp ứng đầy đủ tất cả các yếu tố, nhưng cuối cùng, việc xác định đâu là yêu cầu quan trọng nhất sẽ phụ thuộc vào chiến lược kinh doanh tổng thể của từng tổ chức. Một mô hình làm việc từ xa được xem là thành công khi các nhóm có thể cộng tác hiệu quả, tạo ra kết quả chất lượng và đảm bảo tính bảo mật trong quá trình làm việc.
Cho các nhu cầu Hội nghị, Họp và Đào tạo của bạn
Giải pháp màn hình doanh nghiệp BenQ đáp ứng toàn diện các yêu cầu về không gian họp và cộng tác của bạn, với các giải pháp được tối ưu hóa một cách cân bằng và hiệu quả. Nếu bạn quan tâm đến các giải pháp của chúng tôi, đừng ngần ngại liên hệ với đội ngũ kinh doanh của BenQ hoặc điền vào biểu mẫu để nhận thêm thông tin chi tiết.