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佈署遠端/混合式工作指南

  • BenQ
  • 商用互動觸控顯示器
  • 2020-09-30



在過渡到全遠端或混合式工作場所設置之前,組織必須考慮以下要求,以確保業務連續性和員工生產力

因此,當企業決定採用遠端或混合式工作方式之前,您的組織是否已準備好進行更改?

切換到任何形式的遠端工作設置時,都有一些技術和社會因素在起作用。例如硬體和軟體工具之類的設備是否支援顯然是實施與否的先決條件。但是組織有時會忽略某些要素。讓我們簡單介紹一下這些項目,以便您評估當前的狀況。

Remote and hybrid working checklist with technical factors
Technical
Video conferencing

視訊鏡頭

Cloud whiteboarding

雲端協作白板

Internet messaging

即時通訊

Internet connectivity

網路連接

File handling

文件處理

Work hardware

硬體設備

Work software

工作軟體

Data security

資料安全

基本需求:順暢的網路和生產工具

這是最初步的要求。員工需要快速且可靠的網路連接,以便與其他遠端工作者進行有效的協作。 但是,由誰來負責這筆費用並沒有那麼明確。 對於具有頻寬上限的互聯網服務而言,這個問題變得尤為困難。 當員工個人的網路流量被用於工作時,公司是否為員工付費,還是員工自行負擔費用?

除了網路,員工還需使用必要的軟硬體工具,如筆記本電腦和行動電話以進行有效的溝通和提高生產力,雇主通常要承擔這些工具的費用,但通常這類硬體決策採購往往會由雇主與員工共同決定。 但是在應用程式方面,公司可以決定使用現成的雲端軟體,或在遠端伺服器上安裝專用應用程式,以便於快速地獲取所需資訊。

資料管控:文件處理和數據安全

集中式文件管理很重要,尤其是在與團隊合作時。 存放於雲端的文件資料庫有助員工可以遠端創建、訪問和修改常用的工作文件。 這對於執行主管交辦事務時很有幫助。 此外,由於工作時的內容數據是透過網路傳遞的,並且大部分是通過員工的個人設備和個人網路進行訪問,因此資料安全性是企業必須在意的重要因素。

資安保密對任何企業都至關重要,在網路世界中,公司機敏資料都有被暴露的風險,尤其當員工在家中辦公時,其網路防禦的等級可能無法和辦公室一樣。因此企業必須確保員工的設備都是安全且定期更新,並提供最新的反毒軟體,確實掌握員工使用的網絡協議是安全的。另外,當員工要從外部進行公司文件或網站時,須做好完善的加密訪問,通過相關驗證後才可進入,盡可能的避免資安問題發生。

企業協作工具輔助遠端辦公:資訊傳遞,視訊會議,雲端白板

有效的遠端工作最重要的需求是協作工具,員工可以使用這類的工具與同事,相關合作者和客戶進行溝通和合作。這些工具中最常見的是即時通訊和視訊會議應用程式。

當員工有訊息需要立即傳遞、接收與回覆時,即時通訊軟體可以透過網路進行實時溝通。另一方面,視訊會議則涉及更多互動和討論。為了使視訊會議有效率,員工除了會在設備上安裝公司規定的應用程序,還需確保當下擁有良好的視訊記錄設備。希望採用混合式工作的組織可以在互動觸控顯示器上進行投資,這些顯示器通常會內建視訊會議功能並搭配觸控螢幕,方便與會人員進行電子白板操作。適用於多種工作模式,如面對面會議或是遠端會議,讓會議安排、主持和參與都更簡單便利。

對於遠端用戶而言,雲端白板使顯示器更上一層樓,因為支援視訊設備進行即時討論,配合 EZWrite 雲端白板解決方案,與會人員可以在共享螢幕上進行視訊通話,意見書寫,繪圖或導入多媒體畫面等等,讓會議更加豐富並激發更多創意。

Social
Regular meetings

定期會議

Work guidelines

工作指南

Escalation

異地備援

Progress  tracking

進度追蹤

工作守則:工作規範和營運指南

當員工分佈在不同位置時,企業的挑戰在於:公司無法保證員工時刻都遵守公司的工作標準。當員工使用自己的設備時,這可能會有資安問題。此外,組織可以制定遠端工作的守則,讓員工保持責任心和持續的生產力,例如明訂工作時間,定期報告任務進度和更新交付成果等等。為避免緊急狀況發生,公司也需規劃好異地備援相關機制,確保在一名或多名員工無法工作時能迅速找到支援人力,讓工作順利運行。

定期追蹤:預定會議和進度更新

進度更新系統對於任何類型的工作都是不可或缺的,因為這能使團隊知道完成一個項目還需要多少時間及代辦事項。 它可以提醒員工事實跟進專案狀態,管理階層也能即時發現問題與瓶頸,以利於團隊靈活且快速的調整腳步,實現敏捷專案管理。 除此之外,當營運者透過系統了解任務進度和員工貢獻後,也能更客觀地評估員工的績效表現。

為了確保團隊內資訊一致,最重要的是通過視訊會議安排定期的同步會議。 這不僅能幫助大家討論他們的工作狀態,也有更多機會和遠端同事互動並建立更好的關係。

儘管理想情況是上述所說您都已具備,但最終還是要視您組織的規劃來確定哪幾個項目最是重要。 無論您計畫中的佈署為何,當團隊能夠高效、安全地進行協作並開展工作,這樣的遠端工作設置就是成功的。