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3 tips para mejorar la eficiencia de una reunión
- BenQ
- 2022-08-01
Las reuniones son improductivas cuando los colaboradores no están preparados. Anima tus reuniones con estos tres sencillos consejos
¿Cuántas veces has pensado "Esto podría haber sido un correo electrónico" después de una reunión de una hora? No eres el único. Según Forbes, muchos empleados sienten que las reuniones son una pérdida de tiempo que resultan más contraproducentes que útiles. Han expresado que las reuniones a menudo terminan impidiendo su progreso en lugar de ayudarles a sacar adelante el trabajo.
Pero nos guste o no, las reuniones cumplen un propósito que no puede cumplirse mediante correos electrónicos, mensajes o llamadas. De hecho, varios CEO optan por reuniones, siempre que se realicen de forma eficiente. Entonces, ¿cómo realizar reuniones realmente productivas que no le hacen perder el tiempo a nadie? Aquí tienes tres consejos prácticos y aplicables.
1. Ten una agenda y un horario claro
Independientemente de si es una reunión única o periódica, es importante programarla con antelación y proporcionar a cada colaborador una agenda clara. Esta agenda tiene dos propósitos. En primer lugar, reduce automáticamente el número de asistentes a la reunión. Con demasiada frecuencia, los empleados se encuentran sentados en largas conversaciones en las que no necesariamente se necesita su aportación. Desperdician el tiempo que podrían haber utilizado para realizar tareas más significativas. Por tanto, es importante invitar sólo a los esenciales a la reunión. Para mejores reuniones, Harvard Business Review recomienda limitar la asistencia a menos de ocho personas.
En segundo lugar, la agenda mantiene a todos preparados y alineados. Saber de antemano qué se va a tratar da a los participantes de la reunión el tiempo suficiente para generar ideas que pueden compartir con el resto del grupo. De este modo, el tiempo de reunión se aprovecha mejor. En vez de usar los primeros minutos para poner al tanto a los asistentes, el anfitrión puede sumergirse directamente en los detalles de su tarea mientras el resto puede aportar fácilmente sus soluciones bien pensadas.
Cuando programe reuniones en el futuro, asegúrese de reservar una sala y enviar los puntos clave de conversación con anticipación. La serie RP de BenQ está integrada con soluciones como Meeting Room 365, que permite a los organizadores reservar salas de reuniones fácilmente y, al mismo tiempo, enviar la agenda desde su plataforma de correo electrónico preferida.
2. Elimina las distracciones
En las reuniones, es bastante fácil desviarse. Cualquier cosa que le impida comenzar a tiempo o cambie la discusión se considera distracción. Estas pueden ser cosas simples, como descubrir cómo conectar su computadora portátil a una pantalla o pasar el cable HDMI a otro presentador (solo para que se dé cuenta de que su computadora portátil usa un conector diferente). Estos pequeños inconvenientes se suman y pueden interrumpir el flujo de una buena conversación. En la medida de lo posible, elimínelos.
Los participantes de la reunión no deben estancarse con problemas técnicos. Si las tecnologías de tu sala de reuniones, ya sea una display, un proyector o una configuración de VoIP, limitan los tipos de dispositivos que puedas usar o complican las tareas, considera reemplazarlas. Las herramientas de sala de reuniones deben ser lo suficientemente simples de operar para que puedas simplemente entrar en la sala y comenzar de inmediato.
3. Fomentar la colaboración activa
Por último, las reuniones eficientes deben ser altamente colaborativas. Las reuniones de negocios, en esencia, no son actividades solitarias. Se reúne personal funcional diferente para obtener sus aportes porque se necesita su experiencia variable para encontrar soluciones holísticas. Esta es la razón por la que es esencial crear oportunidades para la recopilación de comentarios y el trabajo colaborativo, especialmente durante las sesiones de lluvia de ideas.
Herramientas como una pizarra (ya sea física o basada en la nube), el uso compartido de pantalla interactiva o los sistemas de votación facilitan la colaboración activa y permiten que los participantes de la reunión hagan más que solo verbalizar sus ideas. Las pizarras en la nube, en particular, permiten a los compañeros de trabajo no solo visualizar sus ideas, sino también colocar archivos multimedia en la pizarra para comunicar sus puntos de manera más efectiva.
El uso de una pantalla interactiva, por otro lado, permite a los participantes de la reunión colaborar editando una plataforma o un proyecto en curso en la pantalla en tiempo real. En comparación con la forma tradicional de presentar un conjunto de diapositivas estáticas, donde los comentarios se recopilan durante la reunión y luego se aplican, tener el archivo del proyecto abierto durante la reunión garantiza que los cambios no se olviden y se implementen correctamente. Por supuesto, no todos los proyectos o discusiones pueden finalizarse en una sola sesión. Las buenas soluciones para salas de reuniones deberían permitirle grabar o exportar sus sesiones para que pueda continuarlas en otro momento.
Las reuniones deben facilitar conversaciones productivas. Si se realizan correctamente y con las herramientas adecuadas, es posible llevar a cabo sesiones más efectivas sin distracciones ni limitaciones.
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