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企業疫後新常態！隨處辦公：會議室無界限
- BenQ Business
- 2022-06-08
一般而言，這些類型的討論都是保留在季度檢討 – 事先排定的會議，而高層親自出席聚在隱密的董事會會議室中，商討公司現況及機構未來發展方向。然而伴隨疫情帶來的迫切性與限制，董事會議常常必須立即用遠距方式召開，漸漸成為新型態高階管理階層會議。[6,7]
轉變為視訊會議的重要時刻
典型的董事會會議室都是保留給董事會成員定期開會的大型會議空間。一年之中大部分時間，這些空間被員工用來在主要股東或潛在客戶來訪時召開會議，或是為不同的功能團隊舉辦定期部門會議，讓團隊成員熟知彼此的運作，以便完整銜接。
所有的這些會議大部分都是面對面討論，所以除了投影器或大型顯示器之外，不太需要任何特別的設備。報告者只需要帶他們自己的筆電與其他參與者分享報告內容。但隨著公司採取較具彈性且混合式的工作模式，會議參與者不在侷限於會議室的實體牆內。[8]現在有相當多人員都是在工作場域外參與討論。如此一來這些會議室則必須被改成為適合高度互動的視訊會議。
在疫情爆發之前，與遠距同事的通話通常是透過 VoIP 系統（網際協議通話）- 會議室內的語音會議工具往往是仰賴網路來完成。[9]如果需要呈現視覺影像的話，則是透過像 Zoom、Skype 等類似的會議應用程式內的螢幕分享功能來完成。隨著很多公司現皆以居家辦公為主軸，透過混合式會議與遠距工作的同事見面變成是必備的。
基於此理由，各公司需要仔細盤點董事會議室中已安裝的各個工具，是否足以支援混合式工作環境中不同種類的大型會議?
能從攝影鏡頭看到同事這有多重要
有助於維持專業度
即使是在會議剛開始那短暫時間內，打開您的攝影機就能在同事間以專業姿態亮相。
鞏固工作關係
為了補償欠缺的實際互動，看見您的同事有助於維繫只能透過影片所建立的人際連結。
讓員工們保持專注
打開攝影機能多一層責任感，防止與會者將注意力轉移到其他事務上。
讓董事會會議室迎向未來、絕不過時
當代的會議解決方案與先前的方案最大的差別就在於前者所提供的規模可伸縮性與互動程度。舉例來說，整合雲端白板的互動型顯示器等科技能提供數位遠端使用者於相同時間內在同一空間中協作。確保在會議時間任一方都能積極參與。也不再只有單向的報告。無論股東身處同一間會議室或是在遠距位置上都能給予及時反饋，甚至直接編輯內容。
下列為現今配有基本網路視訊功能的標準會議室與有助於迎向未來挑戰的混合式會議室的比較。
標準會議室 vs 混合式會議式
基本功能
標準會議室配有固定白板或活動掛圖，以及像是一般的投影器及 VoIP 系統等基本報告與網路會議所需的科技。
便於互動
混合式會議室配有能促進辦公室內員工與遠距工作的同事間即時協作的智慧裝置。這些裝置包含了整合雲端白板的互動型顯示器與視訊會議所需的裝置。
有限互動
實際出現在會議室中的員工通常會踴躍參與討論，然而有時必須向遠距辦公的同事透過語音電話來徵求他們的回應。
較高參與度
因為所有的與會者都能經由直播視訊影像被聽見和看見，他們就能自在地交流，就如同身處同一個會議室一樣。
有限白板功能
除非有一台攝影機直接對著白板或活動圖板，否則所有新增加在白板或圖板上的內容只能被實際身處會議室中的那些人看見。
協作式雲端白板
所有與會者目光都在同一個雲端白板上進行討論，他們不只全都看的到內容，也能即時修改項目。
有限紀錄
會議過程可以被記錄成音訊或是影音檔，然後在會議結束後傳給與會者。但是所有被補充在實體白板或圖板上的筆記則會消失不見。
方便記錄與分享
會議過程可以被立即輸出並傳給所有與會者。這些檔案能涵蓋可在稍後被編輯或詳述的雲端白板內容。
固定配置
配有固定設備的會議室往往會限制與會的人數。而且如果有任何需求時，像是維持社交安全距離等，往往需要花較長時間重新配置。
彈性配置
配有組合式家具及可移動顯示器和攝影機的會議室讓公司得以更妥善運用空間。團隊可依據不同的會議需求來快速地重新配置空間。
因為一些公司採用的是不同的混合式工作模式，他們已經開始將辦公室改造成更精簡更有效率的工作場所。會議室越來越著重互動性 – 這樣的改變也會反映到董事會會議室上。無論是將會議室全部重新設計或只是升級現有的會議室科技，公司能將辦公室內與遠距辦公的員工的即時互動因素計入，才是最重要的。快速瀏覽陳列室，看看您能如何透過 BenQ 視訊協作會議室解決方案簡單但先進地改善現有的企業會議室。
視訊協作會議室解決方案
互動觸控顯示器
無論這些顯示器是專為口頭報告或是討論企劃，只要在企業會議時中有了可互動式的顯示器就能讓內容共享或創作更便利。
視訊會議攝影機
投資具有廣角水平與垂直攝影及放大縮小控制功能的高畫質 4K 攝影機，確保有較佳的會議體驗及記錄品質。
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