Değişen Alanlar: Modüler Toplantı Odası

Giderek daha fazla şirket çalışanlarının uzaktan çalışmasına izin verdikçe ofisler küçülüyor. Kuruluşlar pandemi sonrası döneme uyum sağlarken, birçoğu mevcut ofis kurulumlarını daha yalın, daha dinamik çalışma alanları için değiştiriyor. Bu değişiklik, kuruluşlara çalışma biçimlerini iyileştirme fırsatı sunmuştur.

Araştırmalar, ofis ortamlarının çalışanların verimliliği üzerinde doğrudan bir etkisi olduğunu göstermiştir. [1]  Bir süre için, birkaç yeni şirket, daha iyi çıktı üretmenin anahtarı olarak açık plan ofis düzenlerini öne sürüyordu. Prensip olarak, çalışanları fiziksel olarak birbirinden ayıran duvarların olmaması, insanları birbirleriyle çalışmaya ikna etmenin en iyi yolu gibi görünüyor. Ancak gerçek dünyadan örneklerin gösterdiği gibi, durum tam olarak böyle değildi. [2]  Açık plan bir ofisten kaynaklanan gürültü çoğu çalışan için rahatsız ediciydi. Ayrıca, işyeri mahremiyet seviyelerini de ciddi şekilde azalttı. Çalışanlar, işleri çok fazla açığa çıkmış gibi hissettikleri için daha az etkileşime girme eğilimindeydiler. Düzen, onlara meslektaşlarıyla işle ilgili konuları tartışmak için rahat ve sınırsız erişim sağlasa da, bu erişim çok fazlaydı. [3]

Toplantı odalarının devreye girdiği yer burasıdır. İyi toplantı odalarının, çalışanlara ancak birbirleriyle açıkça konuşabilmeleri için yeterli mahremiyeti sağlaması beklenir. Daha da iyi toplantı odaları, verimli bir şekilde işbirliği yapmak için ihtiyaç duydukları tüm araçları sağlar. İstedikleri zaman gelip ortak çalışmaya başlayabilirler. Çalışanlarını gerekli araçlarla donatan ve iş yerinde işbirliği kültürü oluşturmaya öncelik veren şirketler, donatmayanlara göre beş kat daha iyi performans gösteriyor. [4]  Katılımcılar tartışmalara dahil olduklarını hissettiklerinde, ellerindeki göreve tek başlarına çalıştıklarına göre %64 daha uzun süre bağlı kalma olasılıkları daha yüksektir. [5]

Beyaz tahtalar ve ekranlar gibi donanımlar, grup fikrini ve içerik paylaşımını kolaylaştırdıkları için standart işbirliği araçlarıdır. Bu nedenle, hemen hemen her ofiste bulunurlar. Birçok şirket hibrite geçtiği için video kameralar ve yüksek kaliteli ses sistemleri de kalıcı hale gelecek. Ancak ofis gayrimenkullerinin küçüldüğü göz önüne alındığında, yeni donanım eklemek bir muammayla sonuçlanabilir: Zaten dolu olan odaları daha da fazla malzemeyle mi dolduracağız? Bunu çözmek için şirketlerin teknoloji kullanımlarını düzene koymaları gerekecek.

Kuruluşlar, her biri farklı gereksinimleri karşılayan birkaç araç (ör. standart ekranlar, projektörler, tabletler, hoparlörler ve mikrofonlar) satın alıp kurmak yerine, bu cihazların sunduğu tüm işlevleri tek bir sistemde birleştiren etkileşimli ekranlar gibi teknolojilere bakabilir. Etkileşimli bir ekran yalnızca yerden tasarruf sağlamakla kalmaz, aynı zamanda sunum ekranları, bulut beyaz tahtaları ve VoIP sistemleri gibi çoklu ortak çalışma araçlarını tek, yönetimi kolay bir cihaza yerleştirir.

Toplantılar birçok şekil ve form alır. Bu nedenle, toplantı odalarının bu ihtiyaçlara uyum sağlayacak şekilde yapılandırılabilir olması gerekir. Oda büyüklüğünden bağımsız olarak, çalışanlar toplantı odalarını o günkü kullanım durumlarına göre anında yeniden amaçlandırabilmelidir. Örneğin, küçük bir grubun uzaktaki akranlarıyla görüntülü arama yapmak için odayı kullanması gerekiyorsa, yalnızca bir geniş format ekrana, bir kameraya, mikrofona ve gruplarındaki insanları oturtmak için yeterli sandalyeye ihtiyaçları vardır. Özel beyaz tahta ve AutoCAD gibi diğer özel yazılımlar gerektiren durumlar için, odada iki ekran kullanabilirler: bulut beyaz tahtalı bir etkileşimli ekran ve proje ilerlemelerini gösteren standart bir ekran.

Modüler toplantı odaları, masaları isteğe bağlı hale getirir. Önceden, iş arkadaşları not alırken ve materyallerini sunarken genellikle dizüstü bilgisayarlarını koymak için bir yüzeye ihtiyaç duyardı. Ancak odadaki etkileşimli bir ekran sayesinde, kendi cihazlarını getirme ihtiyacından kurtulurlar. Sunumlar için dosyalarını USB yoluyla kolayca yükleyebilir veya bulut depolama hesaplarından indirebilirler. Not almak için oturumlarını kaydedebilir ve dosyaları e-posta yoluyla tüm alıcılara gönderebilirler. Yer kaplayan hantal masalar olmadan, daha modüler toplantı odaları oluşturmak daha kolaydır. Bu, çalışanların toplantı odasının düzenini gereksinimlerine uyacak şekilde hızla değiştirebilecekleri anlamına gelir.

Bu, tabloların tamamen resmin dışında olduğu anlamına gelmez. Yuvarlanıp açılabilen, katlanabilen, istiflenebilen veya katlanabilen modüler mobilyalara yatırım yapmak, çalışanların bunları gerektiğinde kurmasına olanak tanır. 

Journal of Applied Psychology'de yayınlanan bir deney, ayakta ve oturarak yapılan toplantıların işbirlikçi çıktılarını karşılaştırdı. Araştırmacıların bulduğu şey, takım sinerjisi açısından hiçbir fark olmadığıydı. Ancak toplantıların ertelenme hızını karşılaştıracak olurlarsa, stand-up toplantıları aslında daha hızlıydı ve bu nedenle daha verimliydi. [6]

Daha yeni hesaplar, bu bulguların hala geçerli olduğunu göstermiştir. Ekipler, yalnızca ayağa kalkarak toplantı sürelerini yaklaşık %25 oranında kısaltabildiklerini bildirdi. Örneğin, toplantı süreleri 48 dakikadan 36 dakikaya indi. Ayakta durmak, çalışanların kendi dizüstü bilgisayarlarının önünde oturdukları zamanki kadar dikkatlerinin dağılmaması nedeniyle devam eden tartışmalara karşı daha uyanık ve dikkatli olmalarını sağladı. Pozisyonları ve vücutlarının oturma ihtiyacı da ellerindeki görevi tamamlamaları için onlara bir aciliyet duygusu veriyordu. [7]

Ayakta duran bir toplantı odasında sandalye bulunmadığından, katılımcıların işgal etmesi için daha fazla alan vardır. Oturumlar için bir veya daha fazla hareketli etkileşimli ekrana sahip olmak, oda konfigürasyonu açısından çeşitli olasılıklar yaratır. Örneğin, işlevsel ekipler arasında bağımsız küçük tartışmalar için odanın karşıt taraflarına ekranlar yerleştirilebilir. Ara oturumlarından sonra, fikirleri daha büyük bir grup olarak sunmak ve sentezlemek için ekranları yaklaştırabilirler.

Fazladan alana sahip olmak, sosyal mesafenin uygulanması gereken senaryolar düşünüldüğünde de avantajlıdır. Bu şekilde, riskler en aza indirilirken toplantı odalarından yararlanmaya devam edilebilir.