Değişen Alanlar: Sınırsız Toplantı Odası

Beklenmedik durum planları olan en iyi hazırlanmış şirketler bile pandemi vurduğunda beklenmedik bir şekilde savruldu. Operasyonlar, geliri, hisse senedi fiyatlarını ve kurumsal işlemleri etkileyerek durma noktasına geldi. [1] Ofis alanlarının boşaltılması veya küçültülmesi gerekiyordu. [2,3] İşten çıkarmalar gündemdeydi. [4,5] Üst düzey karar vericiler için çok önemli bir zamandı. C seviyesindeki görevlilerin, yönetim kurullarının rehberliğine göre hızlı hareket etmesi gerekiyordu.

Normalde, bu tür tartışmalar, üç ayda bir yapılan gözden geçirmeler için ayrılmıştır; üst düzey yöneticilerin, kuruluşlarının mevcut durumunu ve gelecekteki yönünü tartışmak için özel toplantı odalarında fiziksel olarak toplandığı planlanmış toplantılar. Ancak pandeminin getirdiği aciliyet ve kısıtlamalar nedeniyle, yönetim kurulu toplantılarının hemen ve uzaktan yapılması gerekti ve artık üst düzey yönetim toplantıları için yeni normal haline gelen şey tanıtıldı. [6,7]

Tipik yönetim kurulu odaları, yönetim kurulu üyeleri tarafından periyodik toplantılar için ayrılan geniş ofis alanlarıdır. Bu önemli toplantılar en az üç ayda bir gerçekleşir. Yılın büyük bir bölümünde bu alanlar, çalışanlar tarafından siteyi ziyaret eden kilit paydaşlar ve potansiyel müşterilerle toplantılara ev sahipliği yapmak veya farklı işlevsel ekiplerle düzenli departman senkronizasyonları yapmak için kullanılır.

Tüm bu toplantılar çoğunlukla yüz yüze yapıldı, bu nedenle projektör veya geniş formatlı ekran dışında herhangi bir özel ekipmana ihtiyaç duyulmadı. Sunum yapanların, diğer katılımcılarla içerik paylaşmak için yalnızca dizüstü bilgisayarlarını getirmeleri yeterliydi. Ancak şirketler daha esnek, hibrit bir çalışma tarzı benimsedikçe, toplantı katılımcıları artık toplantı odasının fiziksel duvarlarıyla sınırlı kalmıyor. [8] Önemli miktarda personel artık saha dışındaki tartışmalara katılıyor. Bu, odaların yüksek düzeyde etkileşimli video konferans için daha elverişli olacak şekilde ayarlanmasını gerektirir.

Pandemiden önce, uzaktaki kişilerle yapılan aramalar genellikle VoIP (internet üzerinden ses protokolü) sistemleri, yani internet üzerinden sesli konferansı kolaylaştıran toplantı odası araçları aracılığıyla yapılıyordu. [9]  Görsel yardımların sunulması gerekiyorsa, bu Zoom, Skype ve benzeri web konferansı uygulamalarının ekran paylaşım işlevleri aracılığıyla yapılıyordu. Artık birçok şirket daha fazla ev tabanlı çalışmaya izin verecek şekilde dönerken, hibrit toplantılar sırasında uzaktaki meslektaşları görmek bir zorunluluk haline geldi.

Bu nedenle kuruluşların, yönetim kurullarında hâlihazırda kurdukları araçların envanterini çıkarması gerekir. Hibrit bir çalışma düzeninde farklı türde büyük ölçekli toplantıları kolaylaştırmak için yeterliler mi?

Çağdaş toplantı çözümlerini öncekilerden ayıran şey, sundukları ölçeklenebilirlik ve etkileşim miktarıdır. [12] Örneğin, entegre bulut beyaz tahtalı etkileşimli ekranlar gibi teknolojiler, birden çok uzak kullanıcıya aynı anda aynı alanda işbirliği yapma yeteneği verir. Bu, tüm tarafların oturumlar sırasında aktif olarak meşgul olmasını garanti eder. Sunumlar da artık tek yönlü değil. Paydaşlar, ister aynı toplantı odasında ister uzak bir konumdan çalışıyor olsunlar, canlı geri bildirim verebilir ve hatta içeriği doğrudan düzenleyebilir.

Aşağıda, temel web konferansına sahip günümüzün standart toplantı odalarının geleceğe dönük hibrit muadilleriyle nasıl bir araya geldiğine dair bir karşılaştırma bulunmaktadır.

Birçok kuruluş farklı hibrit çalışma modellerini benimserken, ofislerini daha yalın, daha verimli çalışma alanlarına dönüştürmeye başladılar. Toplantı odaları giderek daha etkileşimli hale geliyor; bu değişiklik toplantı odalarına da yansıyacak. İster tamamen yeniden tasarlama, ister mevcut toplantı odası teknolojilerinin yalnızca bir yükseltmesi olsun, kuruluşların ofis içi ve uzaktaki iş arkadaşları ve paydaşlar arasındaki gerçek zamanlı etkileşimi hesaba katması önemlidir. BenQ toplantı çözümlerini kullanarak mevcut toplantı odalarınızı iyileştirmenin bazı basit ve gelişmiş yollarını görmek için galeride gezinin.