Değişen Alanlar: Operasyonel Direnç için İş Yerleri Tasarlamak

Bu çalışma masalarının tozunu alma zamanı. Dünyanın çeşitli bölgelerindeki çalışma kısıtlamaları hafifledikçe milyonlarca çalışan ofislerine geri dönmeye hazırlanıyor. Salgının zirvesinde, dünya genelinde çalışanların yaklaşık %65,5'i uzaktan çalışmaya zorlandı. [1]  ABD'de kabaca 48,7 milyon kişi evden dizüstü bilgisayarlarında çalışıyor. [2]  İşlerini geleneksel şekilde yürüten birçok kuruluş - yani karar verme ve üretim için büyük ölçüde yüz yüze, yüz yüze etkileşimlere güvendiler - hibrit ve uzak modlara geçmek için yetersiz donanıma sahip olduklarını gördüler. çalışma. Bu sınırlama, uygunsuz bir şekilde operasyonlarını kısa bir süreliğine durdurmuştu.

Pandemi sırasında yaşananların tekrarlanmasını önlemek için kuruluşların operasyonel dayanıklılıklarını güçlendirmeleri gerekecek. Harvard Business Review, bu tür dayanıklılığı, bir şirketin beklenmedik durumlarda başarılı olma yeteneği olarak tanımlar. [3] Bu, aksamaların genel iş üzerindeki etkisini anında yumuşatma kapasitelerini ve süreçlerinin sorunsuz bir şekilde devam etmesi için vites değiştirme yeteneklerini içerir. Bu esnekliğe ulaşmanın anahtarı, işyerinde daha fazla esneklik yaratmaktır. 

Ankete katılan 1.500 ABD merkezli ofis çalışanının %96'sı işyerinde esnekliğe ihtiyaç duyduklarını belirtti, ancak yalnızca %47'si mevcut şirketlerinin bunu sağladığını iddia etti. [4] Peki, bir iş yerini tam olarak esnek yapan nedir? İş esnekliğini ölçmek için kullanılan kriterler arasında yer yer almaktadır. Birkaç çalışan, görevlerini yerine getirmelerine izin verildiğinde daha fazla müsamaha gösterilmesi gerektiğini ifade etmişti. Günün bir bölümünde ofis dışında görev yapmalarına veya sabit bir düzenleme olarak uzaktan çalışmalarına izin veren işverenleri tercih ettiler.

Yanıtlar, çalışanlara daha fazla esneklik tanınırsa, %22'sinin şirketlerinin katkılarına daha fazla değer verdiğini hissedeceğini ortaya koydu. [5] Gerçek dünya verileri ayrıca çoğu çalışan için COVID-19 kısıtlamalarından kaynaklanan uzaktan çalışmanın çıktılarının kalitesini olumsuz etkilemediğini gösterdi. [6] Buna karşılık, esneklik eksikliği, esnek olmayan çalışma koşullarının görevlerini yerine getirmeyi zorlaştırdığını belirten çalışanların yaklaşık %34'ünün genel üretkenliğini azalttı. Ankete katılanların yarısı, başka bir şirket onlara daha fazla hareket alanı sunarsa mevcut işlerinden istifa edeceklerini bile söyledi. [7]

Pandemi sürecinde finans sektöründe kadın çalışanların %29'u katı çalışma koşulları nedeniyle kurumsal görevlerinden ayrıldı. Ankete katılanların %34'ü de aynı nedenle istifa etmeyi planladıklarını söyledi. Analistler, çalışanların elde tutulmasını iyileştirmek için kadın personele işyerinde daha fazla esneklik sunulmasını öneriyor. [8]

Şu anda çoğunlukla COVID'siz olan ve işletmelerin toplu halde yeniden açıldığı Yeni Zelanda'da yapılan benzer bir çalışmada, çalışanların %52'si, pandeminin en yoğun olduğu dönemde işyerlerinin kendilerine sağladığı esnekliğin keyfini çıkardıklarını söyledi. Toplam katılımcı sayısının yaklaşık %47'si, kendi ofislerine geri dönüp eski iş yapılarıyla uğraşmaktansa istifa etmeyi tercih edeceklerini söyleyecek kadar ileri gitti. [9]

ABD'de yönetim pozisyonlarındaki yaklaşık 6,2 milyon kişinin tam zamanlı olarak ofise dönmesi bekleniyor. İşlevsel ekipleri kişisel olarak yönetmek ve akıl hocalığı yapmak gibi görevleri olduğundan, işte fiziksel olarak bulunma olasılıkları en yüksek kişilerdir. Finans sektöründen 4,6 milyon çalışan ve bilgi işlemle ilgili alanlardan 3,5 milyon çalışan, görevleri çoğunlukla tek başına olduğundan ve görevlerini yerine getirmek için ofiste olmalarını gerektirmediğinden, daha fazla esneklik talep edeceklerdir. [10]  Bu çalışanların ofis tabanlı meslektaşlarıyla işbirliği yapmaları gerekeceği durumlarda, bunu tıpkı salgın sırasında yaptıkları gibi video konferans ve diğer bulut tabanlı platformlar aracılığıyla yapabilirler.

Gelişmiş iş yeri esnekliği yoluyla operasyonel esnekliği desteklemek çok önemlidir çünkü bu, kuruluşların endüstri ve toplumdaki hızlı değişimler, teknolojideki ilerlemeler ve doğal afetler ve salgın hastalıklar gibi öngörülemeyen olayların getirdiği ciddi değişiklikler etrafında manevra yapmasına yardımcı olacaktır. Analistler, kuruluşların iş akışlarını daha modüler hale getirmeye çalıştıklarını ve kendilerine daha fazla esneklik ve işbirliği fırsatları sağlayacak araçları edinmeye öncelik verdiklerini öne sürüyor. [11]

2025 yılına kadar, şirketlerin yaklaşık %41'inin çalışanlarına kalıcı uzaktan ve hibrit çalışma seçenekleri sunacağı tahmin ediliyor. Yatırımlar açısından, 2020'nin ortalarında zaten bu öngörüyü destekleyen önemli artışlar gördük. Kurumsal harcamaların %65'i işbirliği araçları ve sistemlerinin satın alınmasına yönlendirilirken, %51'i bulut tabanlı teknolojilere ve platformlara gitti. [12]

Amazon, Google ve Microsoft dahil olmak üzere birçok önde gelen şirket, esnek çalışma modellerinin önemini fark etti ve çalışanlarının evden çalışma seçeneklerini pandeminin ötesine taşımaya karar verdi. [13]  Örneğin IBM, hibrit çalışma modelini proaktif olarak benimsiyor. Çalışanlarının çoğunluğunun artık haftada yalnızca en az üç gün ofiste olması gerekecek. Yaklaşık %80'i hibrit modeli kullanarak çalışacak; Özellikle okullar faaliyete geçene kadar çocuklarına bakmak zorunda olan ebeveynler olmak üzere, çalışanların maksimum %20'sinin tamamen uzaktan çalışmasına izin verilecek. IBM, bu değişikliğe uyum sağlamak için ofis alanlarını değiştiriyor, 70 milyon metrekarelik ofislerinin neredeyse yarısını bırakıyor ve kalan çalışma alanlarını daha iyi işbirliği için yeniden tasarlıyor. [14]

ABD'li yöneticilerle yapılan yakın tarihli bir ankette, bunların üçte ikisinin şimdiden fiziksel ofis alanlarını önümüzdeki üç çeyrekte %40'a varan oranlarda azaltma planları yaptığını gösterdi. Bu değişiklikleri artırmak için, ofis tabanlı ekiplerin uzaktaki ve evdeki meslektaşlarıyla çalışmasına izin verecek teknolojilere yatırım yapmak istiyorlar. [15]

Pek çok kuruluş halihazırda mevcut toplantı odalarına ve çalışma alanlarına (önemli miktarda kaynak yatırmış olabilecekleri alanlar) sahip olduğundan, karar vericiler ofis tesislerini hibrit çalışma için daha fazla yenilemeye geldiğinde endişeli olma eğilimi gösterebilir. Bu alanları olduğu gibi tutmayı tercih edebilir ve eski çalışma modellerini yeni normallerine uydurmaya zorlayabilirler. Ancak mevcut eğilimlerin gösterdiği gibi, statükonun korunması gelecekte şirket performansına zarar verebilir.

Operasyonel esneklik için bir iş yerini yeniden tasarlamak çok sert olmak zorunda değildir. Basit ayarlamalar uzun bir yol kat edebilir. Karar vericilerin, büyük bir kesinti durumunda çalışma alanlarının kullanışlılığını değerlendirmeleri yeterlidir: Mevcut toplantı odaları ve çalışan kabinleri yine kullanılabilir mi yoksa aylarca tekrar boş mu kalırlar? Cevabınız ikincisi ise, ofis alanlarının her santiminden en iyi şekilde yararlanırken iş sürekliliğini sağlayabilmek için hangi adımları atacaklarına karar vermeleri gerekir.

Bu mini makale dizisinde, tasarımdaki birkaç ince ayardan büyük ölçüde fayda sağlayacak ofisteki kilit alanlara odaklanmak istiyoruz. Bu alanlar için, yüksek verimli yüz yüze işbirliği ve hibrit çalışma için uygun, güvenli, çok amaçlı çalışma odalarına dönüştürerek oda kullanımını en üst düzeye çıkarmak için teknolojiden nasıl yararlanabileceğinizi göstermek istiyoruz.