Yüz Yüze mi Bulut mu? Hibrit Toplantılar Hakkında Bilmeniz Gereken Her Şey

Adından da anlaşılacağı üzere, yüz yüze ve sanal, çevrimiçi veya bulut destekli katılımının bir kombinasyonudur. Eğer birkaç takım üyesi bir toplantı odasındayken diğerleri evden veya başka yerlerden internet aracılığıyla katılıyorsa, bu bir hibrit toplantıdır.

Hibrit toplantılar aktif katılım, etkileşim ve işbirliği etrafında dönmektedir ve en büyük, en hazırlıklı kuruluşlarda bile çok faydalı olmaktadır. Pentagon tarafından yayınlanan son veriler, daha önce tüm grup tek bir odada toplanırken video konferans ile artık birden fazla odanın bir avuç insanla birbirine bağladığını gösteriyor.

Hibrit toplantılar, seyahat yasakları, sokağa çıkma yasakları, karantina ve dünya çapında hükümetler tarafından uygulanan çeşitli kısıtlamaların getirdiği engellerin üstesinden gelmenize imkan sağlar.

Dünyanın farklı yerlerinde bulunan bireyler ve takımlar arasındaki işbirliği, işin devamlılığını sağlar ve etkili hale getirir.

Hibrit toplantılar, geleneksel toplantıların maliyetlerinden tasarruf etmenin iyi bir yolu olduğunu kanıtlıyor. Bir toplantı odası suitini aydınlık ve klimalı tutmanıza gerek bulunmuyor. Karmaşık sunum sistemlerine ihtiyacınız bulunmuyor ve BT departmanının işleri ayarlamak için saatler harcamasına gerek yok.

Bu, takım morali için büyük bir psikolojik artıdır. Yüz yüze görüşmelerin artık daha nadir olduğu gerçeği bazı takım üyelerinin cesaretini kırdığında, karma toplantılar çok daha fazla ihtiyaç duyulan bir yedek çözüm sağlar. Çalışanlar, yeni modelin insan yönünden ödün vermeden gelişmiş verimlilik sunduğunu fark ettikçe, takım uyumunun ve etkinliğinin geri dönmesi ve hatta büyümesi beklentisine girer.

Hibrit toplantılarla ilgili en önemli hususlardan biri, video konferansa ve görsel içeriğe vurgu yapmasıdır. Daha verimlidir, çünkü görseller noktaya daha hızlı ulaşır ve her oturumda daha canlı, daha doğrudan bir his verir. Uzun çizelgelerin ve belgelerin yerini alan görsellerle, toplantılar daha kısa ve dolayısıyla takım üyesi süresi açısından daha verimli olabilir.

İyi bir hibrit toplantı, geleneksel bir toplantıdan çok daha dinamik ve ilgi çekicidir ve hatta eğlenceli bile olabilir. Ancak bunların hepsi doğru araçlara, özellikle de yüksek hızlı internete, bir smart projektöre (tercihen kablosuz), merkezi hesap yönetimine ve bulut erişimine sahip olmak üzerine kurulmuştur.

İyi bir internet bağlantısı olmadan bir hibrid toplantı yapamazsınız. Video arabelleğe alma, gecikme, araya giren ve çıkan ses - bunların tümü herkes açısından hayal kırıklığı ve oturumun mahvolmasına neden olur. İnternet erişimi olan iyi bir etkileşimli düz panel veya akıllı projektör seçmek önemlidir. Bu, dizüstü bilgisayarlardan akıllı telefonlara kadar herkesin kişisel cihazları için bir merkez görevi görebilir. Ve bir merkezi içerik yönetim sistemi ile birlikte OneDrive, Google Drive veya Dropbox gibi bulut depolama, katılan herkesin kolayca dosya paylaşabileceği, içeriği güncelleyebileceği ve birlikte projeler üzerinde çalışabileceği anlamına gelmektedir. Dosya türlerinde ve boyutlarında çok sayıda kısıtlamaya sahip olan e-postadan çok daha hızlıdır.