Bu sitede çerez kullanılmaktadır. Siteye taramaya devam ederek çerez kullanımımızı kabul ediyorsunuz, tercihlerinizi de düzenleyebilirsiniz.

Uzaktan ve Hibrit Çalışma Kontrol Listesi

  • BenQ
  • 2020-10-29

Tamamen uzaktan veya hibrid çalışan bir işyeri ortamına geçmeden önce, kuruluşlar iş sürekliliğini ve çalışan üretkenliğini sağlamak amacıyla aşağıdaki gereksinimleri göz önünde bulundurmalıdır.

Uzaktan veya hibrid çalışmaya karar verdiniz, peki kuruluşunuz bu değişime hazır mı?

Herhangi bir uzaktan çalışma ortamına geçerken çeşitli teknik ve sosyal faktörler devreye girer. Donanım ve yazılım araçları gibi hususlar, uygulama için açık ön koşullardır, ancak kuruluşların bazen gözden kaçırdığı unsurlar da bulunmaktadır. Şu anda nasıl başa çıktığınızı değerlendirebilmeniz için şu öğelere kısaca göz atalım.

Remote and hybrid working checklist with technical factors
Technical
BenQ video conferencing for hybrid working with Interactive flat panel or smart projector

Video konferans

Cloud whiteboarding

Bulut beyaz tahta

Internet messaging

Anlık mesajlaşma

Internet connectivity

İnternet bağlantısı

File handling

Dosya yönetimi

Work hardware

İşyeri donanımları

Work software

İş yazılımı

Data security

Veri güvenliği

Temel gereksinimler: İnternet ve üretim araçları

İlk gereksinim basitliktir. Çalışanların, diğer uzaktan çalışanlarla etkili bir şekilde işbirliği yapabilmek için hızlı ve güvenilir bir internet bağlantısına ihtiyacı bulunmaktadır. Ancak, bu maliyetten kimin sorumlu olduğu o kadar da net değildir. Bu soru özellikle cap verili internet hizmetleri için zorlaşmaktadır. Şirketler kişisel amaçlarla kullanılan veriler için ödeme yapıyor mu veya çalışanlar, bant genişlikleri iş için kullanıldığında evde kullandıkları internet için ödeme yapmaya devam ediyor mu?

Çalışanların internetin yanı sıra etkili iletişim ve üretken olabilmeleri amacıyla ihtiyaç duydukları gerekli donanım ve yazılım araçlarına da sahip olması gerekmektedir. İşverenler genellikle bu araçların ve hizmetlerin maliyetini üstlenmektedir. Ancak, dizüstü bilgisayarları ve cep telefonlarını içerebilecek donanım paketi, işverenler ve çalışanları arasında kararlaştırılmaktadır. Uygulamalar açısından şirketler, kolayca bulunabilen bulut tabanlı yazılımları kullanmayı veya kolay erişim için uzak sunuculara özel uygulamaları kurmayı tercih edebilir.

Arka plandaki önlemler: Dosya işleme ve veri güvenliği

Özellikle takımlar halinde çalışırken merkezi dosya yönetimi de önemlidir. Bulut tabanlı bir dosya havuzu, çalışanların ortak çalışma dosyalarını uzaktan oluşturmasına, erişmesine ve değiştirmesine olanak tanır. Bu, özellikle görevlerin devri için kullanışlıdır. Ve iş verileri internet üzerinden aktarıldığı ve çoğunlukla çalışanların kişisel cihazları ve kişisel ağları üzerinden erişildiği için, güvenlik de çok önemli bir husus haline gelmektedir.

Hassas şirket verileri her zaman ifşaya maruz kalma riski altındadır, özellikle de evde çalışanlar, ofisteyken sahip oldukları aynı kurumsal düzeyde ağ güvenliğinden yararlanamayabilir. Kuruluşlar, çalışanlarının cihazlarının düzenli olarak yamalandığından ve kötü amaçlı yazılımdan koruma programının en son sürümünün kurulduğundan ve kullandıkları ağ protokollerinin güvenli olduğundan emin olmalıdır. Aynı zamanda, şirket dosyalarına ve portallarına şifreli erişim sağlamalıdırlar.

Ortak çalışma araçları: Mesajlaşma, video konferans, bulut destekli ekran paylaşımı

Muhtemelen etkili uzaktan çalışma için en önemli gereksinim işbirliği araçlarıdır. Bunlar, çalışanların ekip arkadaşları, paydaşları ve müşterileriyle iletişim kurmak ve birlikte çalışmak için kullanabileceği hem yerel hem de bulut tabanlı bir dizi uygulamadır. Bu araçlardan en yaygın olarak kullanılan anlık mesajlaşma ve video konferans uygulamalarıdır.

Anlık mesajlaşma, çalışanların anında yanıt göndermesi ve alması gerektiğinde anında iletişim için kullanılmaktadır. Diğer taraftan video konferans, daha odaklanmış ve kapsamlı tartışmalar içermektedir. Video konferansın etkili olabilmesi için, çalışanların sadece şirket tarafından zorunlu kılınan uygulamaların cihazlarında yüklü olması değil, aynı zamanda iyi bir video ve ses kayıt ekipmanına da sahip olmaları gerekmektedir. Bir hibrid çalışma ortamını benimsemek isteyen kuruluşlar, planlaması, yönetmesi ve katılması kolay yüz yüze ve uzaktan toplantılar için yerleşik video konferans özellikleri olan  DuoBoard gibi ekranlara yatırım yapabilir. KOBİ'ler veya küçük ofis alanları için işverenler, taşınabilir video konferans çözümü olarak Kablosuz Smart Projektörü dikkate alabilir.
 DuoBoard gibi bazı etkileşimli ekranlar aynı zamanda kullanışlı ekran paylaşımı açısından ilave dokunmatik ekran avantajı sunmaktadır. Uzaktan kullanıcılar için bulut tabanlı ekran paylaşımı, aktif bir görsel bileşenle gerçek zamanlı tartışmalara izin verdiğinden dolayı bunu bir seviye yukarı taşır. EZWrite Live gibi bulut destekli ekran paylaşımı çözümleri katılımcılara, diğer bulut tabanlı kelime veya sayı işleme yazılımlarının her zaman sunamadığı özellikler olan video arama, yazma, çizme veya multimedyayı bir paylaşımlı ekrana aktarma özgürlüğü verir.
Social
Regular meetings

Düzenli toplantılar

Work guidelines

Çalışma yönergeleri

Escalation

Yükselme

Progress  tracking

Süreç takibi

Düzenlenmiş çalışma için koruma önlemleri: Çalışma ve yükselme yönergeleri

Birden fazla çalışanın farklı konumlara dağılmış olmasının getirdiği zorluk, şirketlerin çalışanların iş için şirket standartlarına bağlı kaldıklarını her zaman garanti edememesidir. Çalışanlar kendi cihazlarına bırakıldığında, bu bir güvenlik meselesi haline gelmektedir. Bir önlem olarak kuruluşlar, çalışanların hesap verebilirliğini ve sürekli üretkenliği sağlamak amacıyla uzaktan çalışmayı yöneten kılavuz ilkeler belirlemelidir. Bunlar, çalışma saatleri, durum güncellemeleri ve beklenen teslimatlar gibi konuları kapsayabilir. Kuruluşlar aynı zamanda, bir veya daha fazla çalışanın müsait olmaması durumunda işin hızlı bir şekilde aktarılmasını sağlamak amacıyla işlevsel çağrı ağaçları gibi acil durum önlemlerine sahip olmalıdır.

Çalışan kontrolleri: Planlanmış toplantılar ve ilerleme takibi

Ekiplerin bir projeyi tamamlamak için daha ne kadar yol alması gerektiğini bilmelerini sağladığından her türlü iş için bir süreç takibi sistemi gereklidir. Çalışanların her zaman doğru yolda olmalarını ve yöneticilerin olası darboğazları tespit edebilmelerini ve bu şekilde süreci bu doğrultuda ayarlayabilmelerini sağlar. Uzaktan çalışma için süreç takibi, işverenlere, çalışanlarının katkılarının sonuçlarına göre adil bir şekilde değerlendirme şansı da vermektedir.

Takımları aynı yerde tutmak için, video konferans aracılığıyla düzenli olarak eşitleme toplantılarının planlanması en önemlisidir. Bu sadece işlerinin durumunu görüşmelerine imkan vermekle kalmaz, aynı zamanda uzaktaki iş arkadaşlarıyla daha iyi ilişkiler geliştirmeleri için şans da verir.

İdeal olan tüm kutuları işaretlemek olsa da, sonuç olarak genel iş stratejiniz için hangi gereksinimlerin en önemli olduğunu belirlemek kuruluşunuza kalmıştır. Takımlar birlikte çalışır, verimli ve güvenli bir şekilde iş üretirse, uzaktan çalışma ortamı başarılı sayılabilir.

For Your Meeting, Conference and Training Needs

BenQ corporate display solutions fully address your collaboration and meeting space requirements with carefully balanced and optimized solutions. If you are interested in our solutions, please don't hesitate to contact our sales team or fill in the form for further information.