بشكل شخصي أم عبر السحابة؟ كل ما تحتاج إلى معرفته حول الاجتماعات الهجينة

كما يوحي الاسم، فهو مزيج من المشاركة الشخصية والافتراضية أو عبر الإنترنت أو عبر السحابة. إذا كان العديد من أعضاء الفريق في غرفة الاجتماعات بينما ينضم آخرون إلى الاجتماع من المنزل أو من مواقع أخرى عبر الإنترنت، فهذا اجتماع هجين.

وتدور فكرة الاجتماعات المختلطة حول المشاركة النشطة والتفاعل والتعاون، وقد ثبتت فائدتها العظيمة حتى في أكبر المنظمات والمؤسسات وأكثرها استعدادًا. تُظهر البيانات الأخيرة الصادرة عن البنتاجون أن مؤتمرات الفيديو تربط الآن غرفًا متعددة تحوي عددًا من الأشخاص كانوا من قبل مضطرون للتجمع في غرفة واحدة.

تتيح لك الاجتماعات الهجينة التغلب على العوائق التي يفرضها حظر السفر وعمليات الإغلاق والحجر الصحي والقيود المختلفة التي تفرضها الحكومات في جميع أنحاء العالم.

ومن ثم، يصبح التعاون بين الأفراد والفرق الموجودة في أجزاء متفرقة من العالم ممكنًا وفعالًا، مما يضمن استمرار العمل.

أثبتت الاجتماعات الهجينة أنها طريقة جيدة لتوفير تكلفة الاجتماعات التقليدية. فلم تعد محتاجًا إلى الحفاظ على مجموعة من غرف الاجتماعات والإبقاء عليها مضاءة ومكيفة. ولا تحتاج إلى أنظمة عرض معقدة، ولا يحتاج قسم تقنية المعلومات إلى قضاء ساعات طوال في إعداد الأشياء.

ويمثل هذا ميزة نفسية كبيرة لمعنويات الفريق. عندما يشعر بعض أعضاء الفريق بالإحباط لأن الاجتماعات وجهًا لوجه أصبحت الآن نادرة، فإن الاجتماعات الهجينة توفر بديلاً ضروريًا. عندما يدرك الموظفون أن النموذج الجديد يعزز الكفاءة دون التضحية بالجانب البشري، فمن المتوقع أن يشتد تماسك الفريق وتزداد فعاليته.

أحد أكبر الأمور المتعلقة بالاجتماعات الهجينة هو التركيز على مؤتمرات الفيديو والمحتوى المرئي، والتي تعد أكثر كفاءة، ذلك لأن العناصر المرئية تصل إلى الهدف بشكل أسرع وتضفي على كل جلسة مظهرًا أكثر مباشرة وحيوية. باستخدام المرئيات التي تحل محل المخططات والمستندات المطولة، يمكن أن تكون الاجتماعات أقصر وبالتالي أكثر كفاءة من حيث توفيرها لوقت أعضاء الفريق.

يعد الاجتماع الهجين الجيد أكثر ديناميكية وجاذبية من الاجتماع التقليدي، وقد يكون حتى ممتعًا. لكن الأمر كله يتمحور حول امتلاك الأدوات المناسبة، وخاصة الإنترنت عالي السرعة، وجهاز عرض ذكي (والذي يفضل أن يكون لاسلكيًا)، وإدارة مركزية للحساب، والوصول إلى السحابة.

دون اتصال جيد بالإنترنت، لا يمكنك عقد اجتماع هجين. قد تؤدي بعض الأشياء -مثل التخزين المؤقت للفيديو، وتأخر وصول البيانات، والصوت المتقطع -إلى إصابة الجميع بالإحباط وإفساد الجلسة. ومن هنا تبرز أهمية اختيار شاشة تفاعلية مسطحة جيدة أو جهاز عرض ذكي متصل بالإنترنت، حيث يمكن للشاشة أو جهاز العرض العمل بمثابة مركز تجمع للأجهزة الشخصية الخاصة بالجميع، من أجهزة الكمبيوتر المحمولة إلى الهواتف الذكية. ويعني وجود نظام إدارة المحتوى المركزي -بالإضافة إلى التخزين السحابي مثل OneDrive أو Google Drive أو Dropbox -أنه يمكن للجميع مشاركة الملفات بسهولة وتحديث المحتوى والعمل على المشاريع معًا. ويتم كل ذلك أسرع بكثير من البريد الإلكتروني، والذي يفرض قيودًا عديدة على أنواع الملفات وأحجامها.