هذا الموقع يستخدم ملفات تعريف الارتباط. من خلال الاستمرار في تصفح الموقع، فأنت توافق على استخدامنا لملفات تعريف الارتباط، ويمكنك أيضًا إدارة التفضيلات.

 قائمة مراجعة العمل عن بعد والعمل الهجين

  • BenQ
  • 2020-10-29


قبل التحول والانتقال إلى إعدادات مكان العمل، بحيث يكون العمل عن بُعد بالكامل أو هجين بالكامل، يجب على المؤسسات مراعاة المتطلبات التالية لضمان استمرارية الأعمال وإنتاجية الموظفين

إذا قررت التحول إلى العمل عن بُعد أو بشكل هجين، هل مؤسستك جاهزة للتغيير؟

هناك العديد من العوامل التقنية والاجتماعية، والتي يؤدي كل منها دورًا عند الانتقال إلى أي شكل من إعدادات العمل عن بُعد. فمثلًا، تعتبر بعض الأمور مثل الأجهزة والبرامج من المتطلبات الأساسية الواضحة للتنفيذ، ولكن هناك عناصر تغفل عنها المؤسسات أحيانًا. فلنستعرض معًا هذه العناصر بإيجاز حتى تتمكن من تقييم وضعك الحالي.

Remote and hybrid working checklist with technical factors
Technical
BenQ video conferencing for hybrid working with Interactive flat panel or smart projector

مؤتمرات الفيديو

Cloud whiteboarding

ألواح الكتابة السحابية

Internet messaging

المراسلة الفورية

Internet connectivity

الاتصال بالإنترنت

File handling

معالجة الملفات

Work hardware

أجهزة العمل

Work software

برنامج العمل

Data security

أمن البيانات

المتطلبات الأساسية: الإنترنت وأدوات الإنتاج

يُعَد أول المتطلبات شيء بديهي، حيث يحتاج الموظفون إلى اتصال سريع وموثوق بالإنترنت من أجل التعاون بشكل فعال مع الآخرين ممن يعملون عن بعد أيضًا. ورغم ذلك، فإن تحديد مَن المسؤول عن هذه التكلفة لا يُعَد بمثل هذا الوضوح. ويصبح هذا السؤال صعبًا بشكل عند استخدام خدمات الإنترنت ذات الحدود القصوى للبيانات. هل تدفع الشركات مقابل البيانات المستخدمة للأغراض الشخصية، أم يستمر الموظفون في الدفع مقابل الإنترنت المنزلي حتى عند استخدامه لأغراض العمل؟

بصرف النظر عن الإنترنت، يجب أن يحوز الموظفين أيضًا الأدوات اللازمة للأجهزة والبرامج، واللازمة لأغراض التواصل الفعال والإنتاجية. وعادة ما يتحمل أصحاب الأعمال تكلفة هذه الأدوات والمرافق. ومع ذلك، فإن مجموعة المعدات -والتي قد تشمل أجهزة الكمبيوتر المحمولة والهواتف المحمولة -يتم تحديدها بين أصحاب العمل وموظفيهم. وفيما يتعلق بالتطبيقات، يمكن للشركات اختيار استخدام البرامج السحابية المتاحة مسبقًا أو تثبيت تطبيقات متخصصة على الخوادم البعيدة لسهولة الوصول إليها.

تدابير الواجهة الخلفية: معالجة الملفات وأمن البيانات

تعتبر المعالجة المركزية للملفات مهمة أيضًا، خاصة عند العمل مع الفرق. يسمح مستودع الملفات المستند إلى السحابة للموظفين بإنشاء ملفات العمل المشتركة والوصول إليها وتعديلها عن بُعد. ويُعَد هذا مفيدًا بشكل خاص لتسليم المهام. ونظرًا لأن بيانات العمل تنتقل عبر الإنترنت ويتم الوصول إليها في الغالب من خلال الأجهزة الشخصية للموظفين والشبكات الشخصية، يصبح الأمان أيضًا أحد الاعتبارات شديدة الأهمية.

دائمًا ما تكون بيانات الشركة المهمة معرضة لخطر الكشف عنها، خاصةً عندما لا يتمتع الموظفون العاملون في المنزل بنفس مستوى أمان الشبكة الذي يتمتعون به في المؤسسة عندما يكونون في المكتب. يجب على المؤسسات التأكد من أن أجهزة موظفيها يتم تحصينها بانتظام وتثبيت أحدث برامج الحماية عليها، مع التأكد من أمان بروتوكولات الشبكة التي يستخدمونها، كما يجب عليهم أيضًا تشفير عملية الوصول إلى ملفات الشركة وبواباتها.

أدوات العمل المشترك: المراسلة، ومؤتمرات الفيديو، واستخدام السبورة السحابية

ربما تكون أدوات التعاون هي أهم متطلبات العمل عن بُعد الفعال. وهي مجموعة من التطبيقات -المحلية والسحابية- التي يمكن للموظفين استخدامها للتواصل والتعاون مع زملائهم في الفريق وأصحاب المصلحة والعملاء. أكثر هذه الأدوات شيوعًا هي تطبيقات المراسلة الفورية ومؤتمرات الفيديو.

تُستخدم المراسلة الفورية للتواصل الفوري عندما يحتاج الموظفون إلى إرسال واستقبال الردود على الفور. ومن ناحية أخرى، تتضمن مؤتمرات الفيديو مناقشات أكثر تركيزًا وتفصيلاً. لكي تكون مؤتمرات الفيديو فعالة، يجب أن يكون لدى الموظفين ليس فقط التطبيقات التي تفرضها الشركة مثبتة على أجهزتهم ، بل أيضًا أن يكون لديهم أيضًا معدات جيدة لتسجيل الفيديو والصوت. يمكن للمؤسسات التي تبحث في اعتماد إعدادات عمل هجينة أن تستثمر في شاشات عرض مثل DuoBoard، والتي تحتوي على ميزة مؤتمرات الفيديو المدمجة لعقد الاجتماعات الشخصية والاجتماعات عن بعد، والتي يسهل جدولتها واستضافتها والانضمام إليها. بالنسبة للشركات الصغيرة والمتوسطة أو المكاتب الصغيرة، قد يفكر الموظفون في جهاز العرض الذكي اللاسلكي لحل مؤتمرات الفيديو المحمولة.
توفر بعض الشاشات التفاعلية مثل DuoBoard أيضًا ميزة إضافية تتمثل في أن الشاشة تعمل باللمس لتوفير استخدام مريح للسبورة. بالنسبة للمستخدمين عن بعد، فإن استخدامات السبورة البيضاء السحابية تمتد إلى السماح بالمناقشات في الوقت الفعلي مع مكون مرئي نشط. تمنح حلول السبورة البيضاء السحابية مثل EZWrite Live للمشاركين في الاجتماع حرية إجراء مكالمات الفيديو أو كتابة أو رسم أو استيراد الوسائط المتعددة على شاشة مشتركة - وهي وظائف لا توفرها دائمًا البرامج السحابية الأخرى لمعالجة الكلمات أو الأرقام.
Social
Regular meetings

الاجتماعات المعتادة

Work guidelines

إرشادات العمل

Escalation

التصعيد

Progress  tracking

تتبع التقدم

ضمانات العمل المنظم: إرشادات العمل والتصعيد

إن التحدي في وجود العديد من العمال المنتشرين في مواقع مختلفة يتمثل في عدم إمكانية أن تضمن الشركات التزام الموظفين بمعايير العمل لدى الشركة. فعندما يُترك الموظفون لأجهزتهم الخاصة، تصبح المسألة مسألة ثقة. كإجراء احترازي، يجب على المؤسسات وضع إرشادات تحكم العمل عن بُعد لضمان مساءلة الموظف واستمرار إنتاجيته. وقد تغطي هذه الإرشادات بعض الموضوعات مثل ساعات العمل وتحديثات الحالة والمنجزات المتوقعة. ويجب أن يكون لدى المنظمات أيضًا تدابير طارئة مثل سلم القرارات الوظيفية لضمان سرعة تمرير العمل في حالة عدم توفر موظف واحد أو أكثر.

التحقق من الموظفين: الاجتماعات المجدولة وتتبع التقدم

يعد نظام تتبع التقدم ضروريًا لأي نوع من العمل لأنه يتيح للفرق معرفة مقدار ما يجب القيام به لإكمال المشروع، مع ضمان انضباط الموظفين الدائم وقدرة المديرين على اكتشاف الاختناقات المحتملة حتى يتمكنوا من تعديل العملية وفقًا لذلك. كما يمنح تتبع تقدم العمل عن بعد لأصحاب العمل الفرصة لتقييم مساهمات موظفيهم بشكل عادل بناءً على مخرجاتهم.

ولإبقاء الفرق على نفس النهج، فمن المهم جدولة اجتماعات متزامنة منتظمة عبر مؤتمرات الفيديو، مما يسمح لهم فقط ليس بمناقشة حالة عملهم، بل يمنحهم أيضًا الفرصة لتعزيز العلاقات مع زملائهم بشكل أفضل أثناء العمل عن بعد.

وعلى الرغم من أنه من المفترض أن يتم تحديد جميع المربعات، فإن الأمر متروك لمؤسستك في النهاية لمعرفة المتطلبات الأكثر أهمية لاستراتيجية الشركة بشكل عام. ويمكن اعتبار العمل عن بُعد ناجحًا إذا تمكنت الفرق من التعاون في إنتاج العمل بكفاءة وأمان.

لاجتماعاتك ومؤتمراتك واحتياجاتك التدريبية

تتعامل حلول شاشات عرض الشركات من بينكيو بشكل كامل مع عملية التعاون الخاصة بك وتلبية متطلبات المساحة من خلال حلول متوازنة ومحسّنة بعناية. إذا كنت مهتمًا بالحلول التي نقدمها، لا تترددوا في الاتصال بفريق المبيعات لدينا أو ملء نموذج للحصول على مزيد المعلومات.