قائمة مراجعة العمل عن بعد والعمل الهجين

يُعَد أول المتطلبات شيء بديهي، حيث يحتاج الموظفون إلى اتصال سريع وموثوق بالإنترنت من أجل التعاون بشكل فعال مع الآخرين ممن يعملون عن بعد أيضًا. ورغم ذلك، فإن تحديد مَن المسؤول عن هذه التكلفة لا يُعَد بمثل هذا الوضوح. ويصبح هذا السؤال صعبًا بشكل عند استخدام خدمات الإنترنت ذات الحدود القصوى للبيانات. هل تدفع الشركات مقابل البيانات المستخدمة للأغراض الشخصية، أم يستمر الموظفون في الدفع مقابل الإنترنت المنزلي حتى عند استخدامه لأغراض العمل؟

بصرف النظر عن الإنترنت، يجب أن يحوز الموظفين أيضًا الأدوات اللازمة للأجهزة والبرامج، واللازمة لأغراض التواصل الفعال والإنتاجية. وعادة ما يتحمل أصحاب الأعمال تكلفة هذه الأدوات والمرافق. ومع ذلك، فإن مجموعة المعدات -والتي قد تشمل أجهزة الكمبيوتر المحمولة والهواتف المحمولة -يتم تحديدها بين أصحاب العمل وموظفيهم. وفيما يتعلق بالتطبيقات، يمكن للشركات اختيار استخدام البرامج السحابية المتاحة مسبقًا أو تثبيت تطبيقات متخصصة على الخوادم البعيدة لسهولة الوصول إليها.

تعتبر المعالجة المركزية للملفات مهمة أيضًا، خاصة عند العمل مع الفرق. يسمح مستودع الملفات المستند إلى السحابة للموظفين بإنشاء ملفات العمل المشتركة والوصول إليها وتعديلها عن بُعد. ويُعَد هذا مفيدًا بشكل خاص لتسليم المهام. ونظرًا لأن بيانات العمل تنتقل عبر الإنترنت ويتم الوصول إليها في الغالب من خلال الأجهزة الشخصية للموظفين والشبكات الشخصية، يصبح الأمان أيضًا أحد الاعتبارات شديدة الأهمية.

دائمًا ما تكون بيانات الشركة المهمة معرضة لخطر الكشف عنها، خاصةً عندما لا يتمتع الموظفون العاملون في المنزل بنفس مستوى أمان الشبكة الذي يتمتعون به في المؤسسة عندما يكونون في المكتب. يجب على المؤسسات التأكد من أن أجهزة موظفيها يتم تحصينها بانتظام وتثبيت أحدث برامج الحماية عليها، مع التأكد من أمان بروتوكولات الشبكة التي يستخدمونها، كما يجب عليهم أيضًا تشفير عملية الوصول إلى ملفات الشركة وبواباتها.

يعد نظام تتبع التقدم ضروريًا لأي نوع من العمل لأنه يتيح للفرق معرفة مقدار ما يجب القيام به لإكمال المشروع، مع ضمان انضباط الموظفين الدائم وقدرة المديرين على اكتشاف الاختناقات المحتملة حتى يتمكنوا من تعديل العملية وفقًا لذلك. كما يمنح تتبع تقدم العمل عن بعد لأصحاب العمل الفرصة لتقييم مساهمات موظفيهم بشكل عادل بناءً على مخرجاتهم.

ولإبقاء الفرق على نفس النهج، فمن المهم جدولة اجتماعات متزامنة منتظمة عبر مؤتمرات الفيديو، مما يسمح لهم فقط ليس بمناقشة حالة عملهم، بل يمنحهم أيضًا الفرصة لتعزيز العلاقات مع زملائهم بشكل أفضل أثناء العمل عن بعد.