We use cookies and similar technologies to process personal information for the operation of our website, statistical analysis, and providing targeted advertising. We share information about your use of the site with our advertising partners who may further share it with additional parties. You may opt out of performance cookies here, and learn more about how we use cookies here” 

Daftar Periksa Kerja Jarak Jauh dan Hibrid

  • BenQ
  • 2020-10-30

Sebelum melakukan transisi ke pengaturan tempat kerja yang sepenuhnya jarak jauh atau hibrid, organisasi harus mempertimbangkan persyaratan berikut untuk memastikan kelangsungan bisnis dan produktivitas karyawan

Setelah memutuskan untuk bekerja jarak jauh atau hibrid, apakah organisasi Anda siap menghadapi perubahan tersebut?

Beberapa faktor teknis dan sosial mulai muncul saat beralih ke pengaturan kerja jarak jauh. Hal-hal seperti perangkat keras dan perangkat lunak adalah prasyarat yang jelas untuk menerapkan pengaturan ini, namun terdapat beberapa elemen yang terkadang diabaikan oleh organisasi. Mari membahas item ini secara singkat agar Anda dapat menilai cara Anda melangkah saat ini.

Daftar periksa kerja jarak jauh dan hibrid dengan faktor teknis
Teknis
Konferensi video BenQ untuk pekerjaan hibrid dengan Panel datar interaktif atau proyektor pintar

Konferensi video

Papan Tulis Cloud:

Papan Tulis Cloud:

Pesan internet

Pesan instan

Konektivitas internet

Konektivitas internet

Penanganan berkas

Penanganan berkas

Perangkat keras untuk bekerja

Perangkat keras untuk bekerja

Perangkat lunak untuk bekerja

Perangkat lunak untuk bekerja

Keamanan data

Keamanan data

Kebutuhan dasar: Internet dan alat produksi

Persyaratan pertama tentu saja tidak perlu dipertanyakan. Karyawan membutuhkan koneksi internet yang cepat dan andal agar dapat berkolaborasi secara efektif dengan pekerja jarak jauh lainnya. Namun demikian, pihak yang bertanggung jawab atas persoalan ini tidak ditentukan secara jelas. Pertanyaan ini semakin sulit khususnya untuk layanan internet dengan batas data. Apakah perusahaan membayar data yang digunakan untuk keperluan pribadi, atau apakah karyawan terus membayar internet di rumah jika bandwidth mereka digunakan untuk bekerja?

Selain internet, karyawan juga harus memiliki alat perangkat keras dan software yang diperlukan untuk berkomunikasi secara efektif dan produktif. Biasanya, perusahaan menanggung biaya penggunaan alat dan utilitas tersebut. Namun demikian, paket peralatan—yang dapat meliputi laptop dan telepon seluler—dapat diputuskan antara perusahaan dan karyawan mereka. Dalam hal aplikasi, perusahaan dapat memilih untuk menggunakan software berbasis cloud yang tersedia atau menginstal aplikasi khusus pada server jarak jauh agar mudah diakses.

Langkah backend: Penanganan file dan keamanan data

Penanganan file terpusat juga penting, terutama saat bekerja dengan tim. Repositori file berbasis cloud memungkinkan karyawan membuat, mengakses, dan memodifikasi file kerja umum dari jarak jauh. Ini khususnya bermanfaat untuk menyerahkan tugas. Dan karena data pekerjaan diteruskan melalui internet serta sebagian besar diakses melalui perangkat pribadi dan jaringan pribadi karyawan, keamanan juga menjadi pertimbangan yang sangat penting.

Data sensitif perusahaan selalu berisiko terpapar, khususnya jika karyawan di rumah mungkin tidak menggunakan keamanan jaringan yang sama seperti yang diterapkan jaringan perusahaan saat mereka di kantor. Organisasi harus memastikan perangkat karyawan dipatch dan dipasangi perlindungan antimalware terbaru secara berkala, serta protokol jaringan yang digunakan aman. Akses terenkripsi ke file dan portal perusahaan juga harus diberikan.

Alat bantu kerja bersama: Perpesanan, konferensi video, papan tulis cloud

Mungkin kebutuhan terpenting untuk kerja jarak jauh yang efektif adalah alat bantu kolaborasi. Ini adalah serangkaian aplikasi—berbasis lokal dan cloud—yang dapat digunakan karyawan untuk berkomunikasi dan bekerja sama dengan rekan tim, pemangku kepentingan, dan pelanggan. Alat bantu yang paling umum adalah aplikasi perpesanan instan dan konferensi video.

Perpesanan instan digunakan untuk komunikasi instan, saat karyawan perlu mengirim dan menerima tanggapan seketika. Sebaliknya, konferensi video melibatkan diskusi yang lebih terfokus dan terperinci. Agar konferensi video berjalan efektif, karyawan tidak hanya harus menginstal aplikasi yang diwajibkan perusahaan di perangkatnya, tetapi juga harus memiliki peralatan rekaman video dan audio yang baik. Organisasi yang ingin mengadopsi pengaturan kerja hibrid dapat berinvestasi pada tampilan seperti DuoBoard yang memiliki fitur konferensi video terintegrasi untuk pertemuan langsung dan jarak jauh yang mudah untuk dijadwalkan, diselenggarakan, dan digabungkan. Untuk UMKM atau ruang kantor yang kecil, karyawan mungkin mempertimbangkan Proyektor Pintar Nirkabel untuk solusi konferensi video portabelnya. 
Beberapa tampilan interaktif, seperti DuoBoard juga menawarkan keuntungan layar sentuh untuk papan tulis yang nyaman. Bagi pengguna jarak jauh, papan tulis cloud memberikan nilai tambah karena memungkinkan adanya diskusi waktu nyata dengan komponen visual yang aktif. Solusi papan tulis cloud, seperti EZWrite Live memberi peserta pertemuan kebebasan untuk melakukan panggilan video, menulis, menggambar, atau mengimpor multimedia di layar bersama—fungsi yang tidak selalu ditawarkan oleh software pemrosesan kata atau angka berbasis cloud.
Acara sosial
Pertemuan rutin

Pertemuan rutin

Pedoman kerja

Pedoman kerja

Eskalasi

Eskalasi

Pelacakan kemajuan

Pelacakan kemajuan

Perlindungan untuk pekerjaan yang diatur: pedoman kerja dan eskalasi

Tantangan dengan tersebarnya banyak pekerja di berbagai lokasi adalah perusahaan tidak dapat menjamin karyawan mematuhi standar kerja perusahaan. Saat karyawan menggunakan perangkat sendiri, itu menjadi masalah kepercayaan. Sebagai tindakan pencegahan, organisasi harus menetapkan pedoman yang mengatur kerja jarak jauh untuk memastikan akuntabilitas karyawan dan produktivitas berkelanjutan. Ini dapat mencakup topik seperti jam kerja, pembaruan status, dan hasil kerja yang diharapkan. Organisasi juga harus menerapkan langkah darurat, seperti cabang panggilan fungsional untuk memastikan pekerjaan diteruskan dengan cepat jika satu atau beberapa karyawan tidak tersedia.

Pemeriksaan untuk karyawan: Pertemuan terjadwal dan pelacakan kemajuan

Sistem pelacakan kemajuan sangat penting untuk segala jenis pekerjaan karena sistem ini memungkinkan tim mengetahui seberapa banyak hal yang masih harus dilakukan untuk menyelesaikan proyek. Ini memastikan karyawan selalu berada di jalur yang tepat dan manajer dapat menemukan kemungkinan hambatan, sehingga mereka dapat menyesuaikan proses dengan tepat. Pelacakan kemajuan kerja jarak jauh juga memberi perusahaan kesempatan untuk secara adil menilai kontribusi karyawan berdasarkan hasil.

Untuk menjaga agar tim memiliki pandangan yang sama, sangatlah penting untuk menjadwalkan pertemuan sinkronisasi rutin melalui konferensi video. Ini tidak hanya memungkinkan mereka untuk membahas status pekerjaan, tetapi juga memberi kesempatan membina hubungan yang lebih baik dengan rekan kerja yang berada di jarak jauh.

Meskipun idealnya semua hal harus dilakukan, pada akhirnya, semua kembali ke organisasi Anda untuk mencari tahu kebutuhan terpenting bagi strategi bisnis keseluruhan Anda. Pengaturan kerja jarak jauh dapat dianggap berhasil jika tim dapat berkolaborasi serta menghasilkan pekerjaan secara efisien dan aman.

Untuk Kebutuhan Pertemuan, Konferensi, dan Pelatihan Anda

Solusi tampilan perusahaan BenQ sepenuhnya mengatasi kolaborasi dan memenuhi kebutuhan ruang Anda dengan solusi yang diseimbangkan dan dioptimalkan secara saksama. Apabila Anda tertarik dengan solusi kami, jangan ragu untuk menghubungi tim penjualan kami atau isi formulir untuk informasi lebih lanjut.