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Pizarra en la Nube para una Colaboración Remota más Efectiva

  • BenQ
  • 2020-10-29

¿Cómo complementa una pizarra en la nube las videoconferencias? Descubra cómo esta herramienta de colaboración aparentemente sencilla marca una gran diferencia para los equipos remotos. 

¿Hasta qué punto es esencial la pizarra en la nube en una oficina híbrida? Todo lo que necesitas para comunicarte con los miembros del equipo remoto y los grupos de trabajo fuera de la oficina es el correo electrónico, la mensajería instantánea y un sistema de videoconferencia fiable, ¿verdad? ¿Qué ofrece una pizarra web que no ofrezcan estas herramientas?
La pizarra en la nube ofrece un modo de colaboración que no puede ser igualado sólo por la comunicación escrita y verbal. Su interactividad, al permitirte escribir, dibujar o añadir imágenes en una pizarra en blanco, permite a los participantes que piensan de forma visual procesar sus ideas y expresarse de forma más eficiente, y ayuda a los alumnos a comprender los conceptos rápidamente. En cuanto a la revisión de los resultados, también es más rápido comprobar el resumen de un debate realizado en una pizarra en la nube, que ver una larga grabación sin editar de una videoconferencia.
Aunque escribir con el ratón puede suponer una curva de aprendizaje complicada, hay soluciones de pizarra en la nube, como EZWrite, que facilitan a los participantes en la reunión el escribir garabatos con sus dispositivos personales de pantalla táctil, como sus teléfonos inteligentes y tabletas. Disponer de una pizarra en la nube permite a los equipos ampliar su sesión de videoconferencia y convertirla en una experiencia de trabajo remoto totalmente colaborativa.

Involucrar y sincronizar a los equipos en las reuniones

Cuando se aplica a las sincronizaciones de equipos, una pizarra en la nube puede utilizarse para aumentar la participación. El anfitrión puede iniciar las sesiones con actividades de garabateo o para romper el hielo que conviertan a los asistentes de oyentes pasivos a colaboradores prácticos. La mayor parte de las sesiones se puede llevar a cabo en una pizarra en la nube, con el anfitrión u otros miembros del equipo tomando notas e insertando imágenes o diapositivas relevantes a medida que avanza el debate. Y puesto que las plataformas de reuniones se centran en los elementos que se añaden y modifican en la pizarra compartida, el anfitrión es capaz de captar su atención, reduciendo las posibilidades de que los miembros del equipo se desconecten de una discusión, algo que es bastante común cuando se trabaja en una configuración híbrida.

Recoger mejor los comentarios de los clientes

Otra ventaja de la pizarra en la nube es que permite la edición y la anotación en directo en ambos sentidos. Esto es especialmente útil cuando se presentan diseños o maquetas de proyectos a clientes remotos. En caso de que los clientes tengan alguna petición de cambio, los presentadores pueden darles fácilmente acceso de escritura y permitirles hacer anotaciones directamente en la pizarra. Si, por ejemplo, quieren que se modifique una parte muy concreta de un diseño, sólo tienen que marcarla con un círculo y escribir lo que quieren al lado. Si tienen en mente ayudas visuales, pueden incluso importarlas a la pizarra. Si este tipo de presentación se realizara estrictamente por videoconferencia y con la toma de notas fuera de la pantalla, la participación del cliente sería limitada y se corre el riesgo de no poder implementar completamente las modificaciones solicitadas.

Consiga una mayor participación en la capacitación y las demostraciones

Las pizarras en la nube también son herramientas perfectas para los ejercicios de capacitación a distancia. Son muy prácticas, por lo que permiten a los instructores medir lo que los alumnos han captado durante la sesión. Pueden publicar un problema en la pizarra y pedir a los participantes que lo resuelvan en directo. Es como tener una pizarra blanca frente a la sala de formación, salvo que todos los asistentes pueden escribir en ella simultáneamente. En cierto sentido, con una pizarra en la nube, los instructores pueden convertir cualquier espacio en un aula virtual, independientemente de que los alumnos se unan a la sesión desde sus propios hogares o estén reunidos en una sala de reuniones remota. Además, dado que las sesiones de formación se realizan en una pizarra, son más personalizables, ya que cambian en función de las necesidades de los alumnos. Dependiendo de la solución de pizarra en la nube, estas sesiones pueden guardarse en un archivo y compartirse con todos los participantes para que puedan revisar sus resultados más adelante.

Realice reuniones de emergencia eficientes entre sedes

La configuración híbrida funciona mejor cuando se realizan reuniones improvisadas para tareas inesperadas de vital importancia para la empresa. Digamos, por ejemplo, que una organización multinacional está sufriendo una crisis masiva de relaciones públicas que debe resolver en las próximas horas. Los responsables de la toma de decisiones y los equipos implicados de las regiones afectadas necesitan un medio para llegar a una solución oportuna. Disponer de una pizarra en la nube durante el debate permitiría al grupo de trabajo formular, evaluar y documentar libremente un plan que puedan poner en marcha rápidamente.

La adición de una pizarra en la nube a las videollamadas puede transformar fácilmente las reuniones remotas en reuniones de alta colaboración.