5 grandes desafíos de la administración de TI y cómo las BenQ Boards los resuelven

Los administradores de TI escolares tienen mucho que hacer. En un día normal, tienen que trabajar en proyectos, procesar numerosos tickets de casos, asistir a reuniones, además de otras responsabilidades, como el mantenimiento rutinario del sistema y la capacitación del personal. Puede resultar abrumador, especialmente si también tienen la tarea de adquirir y mantener nuevos dispositivos. 

Al comprender las complejidades de la gestión de TI, nos aseguramos de facilitar parte de esa carga administrativa al diseñar nuestro hardware y software. A continuación, se presentan cinco formas en las que las soluciones educativas de BenQ ayudan a los administradores de TI:

Adquirir un lote de dispositivos nuevos siempre es una gran tarea para el personal de TI de la escuela. Después de todo, depende de TI configurar cada dispositivo para que se ajuste a la estructura de su sistema existente. Este es un proceso increíblemente laborioso, más aún cuando el personal tiene que lidiar con docenas o incluso cientos de dispositivos cada vez.

Aliviamos parte de este estrés brindando a los administradores opciones de incorporación más convenientes para sus pantallas interactivas BenQ. El personal de TI puede usar la aplicación Device Management Solution (DMS) para escanear los códigos de barras que se encuentran en el costado de la pantalla o caja para registrar y nombrar sus dispositivos incluso antes de encenderlos y configurarlos por primera vez.

Alternativamente, los administradores también pueden usar la lista de números de serie que proporcionamos durante la entrega de sus dispositivos BenQ. Pueden importar fácilmente estos datos a DMS para una inscripción rápida por lotes.

En términos de configuración de dispositivos específicos y ajustes de red, los administradores pueden configurar una BenQ Board una vez y luego clonar esos ajustes en una unidad USB. Luego pueden usar esta unidad para clonar sus configuraciones en todas las demás pantallas, ahorrándoles una cantidad significativa de tiempo y esfuerzo. Para completar el proceso de incorporación, pueden configurar una tarjeta NFC para poder vincularlos cómodamente al Sistema de gestión de cuentas (AMS) de BenQ.

Regular el acceso de los usuarios es crucial cuando se trata de activos compartidos, como pantallas interactivas. Dado que la mayoría de estos dispositivos están fijos permanentemente dentro de las aulas, cualquier estudiante o invitado puede acceder a ellos cuando no hay nadie cerca para supervisarlos. Esto puede llevar al uso inadecuado de estos dispositivos y exponer las redes de la escuela a posibles amenazas a la seguridad.

En teoría, las pizarras inteligentes de EDLA deberían poder ayudar a regular el acceso a los dispositivos al exigir a los usuarios que inicien sesión con una cuenta de Google. Pero hay una falla evidente en esto: es muy fácil para cualquier persona crear y utilizar una nueva cuenta de Google. Además de esto, cualquier usuario de Google también tendrá la posibilidad de modificar la configuración de su tablero y eliminar otras cuentas de la lista de usuarios actuales de la pantalla. En este sentido, no existe un control real de acceso de los usuarios.

A diferencia de otras pantallas interactivas EDLA, la BenQ Board tiene el servicio de Gestión de Identidad y Acceso (IAM) y AMS para ayudar a los administradores a controlar el acceso de los usuarios. Ambas soluciones están diseñadas para funcionar perfectamente con cualquiera de los servicios de la escuela.

Con IAM, los administradores pueden limitar fácilmente quién tiene acceso a sus tableros registrando el dominio de su escuela o sincronizando su lista de usuarios existente, independientemente de si está administrada en Google Workspace, Microsoft Entra ID, ClassLink u otros proveedores de identidad basados en SAML. De esta manera, incluso si un usuario aleatorio creara una nueva cuenta de Google, no podría usarla para acceder al foro ya que su cuenta no pertenecería ni al dominio de la escuela ni a las listas de usuarios.

Además de esto, IAM se sincroniza automáticamente con el proveedor de identidad. En caso de que los miembros del personal abandonen la organización, sus cuentas se pueden eliminar fácilmente de la lista de usuarios, revocando inmediatamente su acceso a la junta.

Los administradores pueden ir un paso más allá para proteger sus BenQ Boards asignando la función de usuario restringido a cuentas específicas para evitar que incluso los profesores alteren cualquier configuración crítica del dispositivo.

AMS, por otro lado, garantiza que las cuentas en la nube, las carpetas locales y la información de navegación de cada usuario permanezcan separadas cada vez que inician sesión en BenQ Board. Esto garantiza que otros usuarios no podrán alterar sus datos o su configuración personal.

Con Google Play Store precargado en las pantallas inteligentes con EDLA, los administradores de TI podrían preocuparse por cómo los usuarios pueden abusar del servicio al descargar aplicaciones no autorizadas en los pizarrones de su escuela. Aunque Play Store ofrece a los profesores la libertad de descargar todas las aplicaciones que necesitan para la clase, la configuración hace que revisar y administrar aplicaciones sea un proceso más tedioso para el personal de TI. Los administradores que utilizan Google Admin Console pueden bloquear la instalación de aplicaciones específicas, pero los profesores pueden evitar fácilmente esta restricción iniciando sesión en la pantalla inteligente con EDLA utilizando su cuenta personal de Google.

BenQ resuelve este problema brindando a los administradores la opción de bloquear ciertas aplicaciones o deshabilitar completamente el acceso a Play Store. Y en caso de que los profesores necesiten instalar aplicaciones específicas para sus lecciones, pueden enviar una solicitud al personal de TI de antemano. Luego, TI puede revisar las aplicaciones en cuanto a seguridad, cumplimiento de privacidad de datos y compatibilidad y luego instalarlas fácil y remotamente en las BenQ Boards específicas a través de DMS.

Las vulnerabilidades de dispositivos y software son graves preocupaciones de seguridad para muchas organizaciones, especialmente para las escuelas. Las vulnerabilidades del firmware o aplicaciones sin parches son unas de las formas en que los delincuentes pueden explotar la red de una escuela y lanzar una variedad de ataques cibernéticos, incluido el robo de datos y amenazas de ransomware. En promedio, de 2018 a 2023, las escuelas tuvieron que pagar casi 173,504 USD por ataque y perdían 12 días debido al tiempo de inactividad y 42 días adicionales para la recuperación.

En 2022, alrededor del 36 % de los ataques a escuelas K-12 en los EE. UU. estuvieron relacionados con ransomware, y los atacantes exigieron rescates que oscilaban entre 250,000 y 950,000 dólares estadounidenses. Además de los pagos, estos incidentes también cuestan a las escuelas aproximadamente 9,450 millones de dólares en tiempo de inactividad. Debido a estos incidentes, muchos administradores de TI dan prioridad a la gestión de actualizaciones y parches de seguridad en su lista de tareas relacionadas con la seguridad de datos.

Las escuelas que utilizan las BenQ Boards tienen garantizadas actualizaciones periódicas de firmware y software diseñadas para mantener sus pantallas y aplicaciones seguras y funcionando con un rendimiento óptimo. Los administradores reciben notificaciones instantáneas sobre nuevas actualizaciones cada vez que inician sesión en DMS. La instalación de actualizaciones también es muy sencilla, ya que pueden enviar inmediatamente el nuevo firmware a todas las BenQ Boards enlazadas o programar actualizaciones en un momento más conveniente.

Después de cada adquisición de equipo, hay un período de adaptación en el que los profesores descubren cómo utilizar sus nuevos dispositivos en clase. En última instancia, esto dicta si las inversiones en tecnología de la escuela están justificadas o no. Una formación deficiente a menudo lleva a los docentes a recurrir a herramientas más antiguas con las que están más familiarizados, convirtiendo así los dispositivos recién adquiridos en costosos elefantes blancos.

Ante la ausencia de tecnólogos en aprendizaje, la responsabilidad de capacitar al personal docente recae en el personal de TI. Esto se suma a su deber de solucionar problemas de estos dispositivos en caso de que los profesores encuentren problemas técnicos en el camino. Muchos proveedores de soluciones fallan en este sentido, atrayendo a las escuelas con las comodidades de sus productos, pero poniendo fin a su compromiso de servicio una vez que dejan sus pizarras en el campus.

BenQ va más allá en lo que respecta a la formación de usuarios. Las escuelas pueden aprovechar los talleres presenciales o los módulos de capacitación en línea de BenQ para que los profesores puedan maximizar al máximo el uso de las funciones avanzadas de sus pantallas. Los administradores pueden incluso obtener capacitación especializada sobre las diferentes funciones de administración de transmisiones, cuentas y dispositivos de BenQ. Y en el raro caso de que la escuela tenga un problema técnico específico, pueden comunicarse fácilmente con BenQ para que los ayude con sus consultas.

¿Estás preparado para experimentar cómo las soluciones educativas de BenQ pueden mejorar enormemente la gestión de TI? Póngase en contacto con su representante de ventas local de BenQ para probar usted mismo las BenQ Boards