¿Cómo realizar mejores reuniones en un entorno de trabajo híbrido?

Es posible que hayas notado que la calidad y el enfoque de las reuniones se han deteriorado un poco desde que las empresas cambiaron a trabajo híbrido. Con algunos miembros del equipo en la oficina y otros uniéndose desde casa, hay muchos desafíos para mantener a todos en el camino correcto y aprovechar al máximo cada reunión. Problemas técnicos, coordinación de cronogramas, problemas de conectividad y más, todos contribuyen a ejercer presión sobre la eficiencia de las reuniones y el alcance de una colaboración exitosa. 

Necesitas toda la ayuda que pueda obtener para que las reuniones sean exitosas.

Una investigación realizada por Gartner encontró que las reuniones siguen siendo tan importantes como antes, incluso cuando cambia su función pura en el flujo de trabajo. Ya no son tanto eventos programados independientes, las reuniones ahora han evolucionado para hacer lo que siempre se suponía que debían hacer, que es reunir a las personas para abordar un tema de la manera más eficiente posible. Eso suena como algo bueno, pero la carga de la prueba en las reuniones híbridas de nuevos modelos es más pesada.

En la oficina, solo hay personas en una sala de conferencias, quizás con teléfonos inteligentes para distraerlos. En las reuniones híbridas, todos se ocupan de los niños y las mascotas detrás de los miembros del equipo, y ese es solo un ejemplo. Únase a una reunión híbrida y disfrutará de una orquesta de sonidos de cocina, sopladores de hojas, tráfico de fondo, etc. Distraerse con todo lo que sucede no es inesperado. Esto probablemente explica por qué las reuniones se han vuelto más cortas y menos frecuentes. Cuando todos asisten a la oficina, obtienes una audiencia cautiva. Con la asistencia remota, las cosas se complican. Por lo tanto, solo debe programar reuniones cuando sea realmente necesario, y no por el hecho de reunirse. Solo invite a las personas que sean absolutamente necesarias a la reunión y asegúrese de tener metas y agendas claras. Cada reunión debe resolver un problema, planificar una acción o característica específica, tomar una decisión clara o informar sobre un estado que la organización debe conocer.

La clásica reunión de "intercambio de conocimientos" es el tipo de reunión más fácil de eliminar, ya que el conocimiento se puede compartir por correo electrónico y otros medios que no sean reuniones.

Debe tener un límite de tiempo claro para cada evento y atenerse a él. Hacer horas extras genera reacciones negativas por parte de las partes interesadas. El tiempo de todos es valioso, especialmente ahora que todos tenemos una nueva perspectiva de la vida como un todo. Relacionado con eso está la disciplina del encuentro. No haga que las personas hablen entre sí (muy fácil de hacer con la asistencia remota) y asegúrese de asignar roles claros para hablar.

Respecto a la tecnología dentro del contexto híbrido de reunión y oficina, las herramientas de presentación han cobrado importancia porque si las personas no están físicamente en la sala con el presentador o entre sí, naturalmente se necesita una buena tecnología para permitir la visibilidad del contenido para todos al mismo tiempo. Anteriormente, podías lograrlo con un simple proyector y una computadora portátil. En la línea de tiempo del lugar de trabajo híbrido, eso puede no ser suficiente.

Debido a que el enfoque debe estar en la toma de decisiones concretas, asegurarse de enviar tantos materiales relevantes como sea posible con anticipación, para que los miembros del equipo se familiaricen con el contenido antes de unirse, puede ayudar a ahorrar mucho tiempo.

De lo que quiere alejarse son de las reuniones de la vieja escuela, que se han descrito de diversas formas como "monólogos de descarga de información". Desea sesiones de reuniones atractivas e interactivas que lleguen a conclusiones rápidamente y con una alta tasa de éxito procesable.

En algunas organizaciones, como LinkedIn, las reuniones han cambiado tanto que los gerentes creen que efectivamente se han deshecho de las reuniones por completo. El concepto de "reunión" ha cambiado drásticamente durante el último año, ahora es realmente una cuestión de semántica. Tal vez, según los estándares de "antes de los tiempos", una sesión productiva de diez minutos que hace que las cosas se hagan no calificaría como una reunión en absoluto.

Algunos consejos importantes a tener en cuenta. Primero, involucra a todos. Especialmente porque se supone que todos en la reunión deben estar allí y tienen un rol específico. En las reuniones híbridas, es muy fácil olvidarse de un participante, ya que no está en la sala, sino en una pequeña cabeza con estanterías en el fondo, flotando en la pantalla. Esto no solo retiene la atención de las personas, sino que trabaja hacia su objetivo de abordar problemas particulares, ya que nadie pierde el tiempo.

A medida que evolucionan las reuniones, también debe adaptarse la tecnología en las reuniones. La interacción se beneficia de las herramientas de reunión actualizadas. Así que prepárese para que todos compartan información y contenido como archivos, imágenes y videos. "Estar listo" significa hacerlo de forma rápida y sin complicaciones, sin jugar con un montón de unidades USB durante una hora.

Las reuniones siguen siendo un elemento básico de la actividad empresarial y organizativa. Es posible que podamos hacerlos más cortos, más eficientes y menos frecuentes, pero todavía están aquí.

Para tener éxito en circunstancias muy cambiantes, las empresas y organizaciones deben adoptar un enfoque modular que resista fácilmente las interrupciones y se adapte rápidamente a las circunstancias. Gartner describe tales organizaciones como "componibles" y afirma que poseen escalabilidad, flexibilidad y un enfoque en la ejecución fluida de los objetivos organizacionales.

El flujo de trabajo y la fluidez del trabajo se han convertido en uno, en muchos casos. Todo esto tiene el potencial de revolucionar la eficiencia, pero definitivamente quedan desafíos. Y  necesitas prepararte mejor.