Search history
Clear
Toplantı Verimliliğinizi Artıracak 3 İpucu
- BenQ
- Toplantı Verimliliğinizi Artıracak 3 İpucu
- 2022-08-21
Katılımcılar hazırlıksız geldiğinde ve zoraki gelmişçesine yetersiz kaldıklarında toplantılar verimsiz geçer. Bu üç basit ipucunu uygulayarak toplantılarınızı canlandırın
Bir saat süren başka bir toplantıda oturduktan sonra kaç kez "Bu bir e-posta olabilirdi" diye mırıldandınız? Yalnız değilsiniz. Forbes'e göre, birçok çalışan toplantıların yararlı olduğundan daha fazla ters etki yaratan bir zaman dilimi olduğunu düşünüyor.Toplantıların genellikle işlerini yapmalarına yardımcı olmaktan ziyade ilerlemelerini engellediğini ifade ediyorlar.
Ancak onlar gibi düşünün ya da düşünmeyin, toplantılar e-posta alışverişleri, anlık mesajlar veya sesli aramalarla yerine getirilemeyen bir amaca hizmet eder. Aslında birçok CEO, verimli bir şekilde yapılması şartıyla toplantıların yapılmasını tercih ediyor. O halde, kimsenin zamanını boşa harcamayan son derece verimli toplantıları nasıl yönetirsiniz? İşte üç pratik ve uygulanabilir ipucu.
1. Net bir planlama yapın
Tek seferlik veya yinelenen bir toplantı olup olmadığına bakmaksızın, önceden planlama yapmak ve her katılımcıya açıkça tanımlanmış bir gündem göndermek önemlidir. Bu gündem iki amaca hizmet eder. İlk olarak, toplantıya katılanların sayısını otomatik olarak azaltır. Çalışanlar, çoğunlukla, katkılarına ihtiyaç duyulmayan uzun sohbetler esnasında kendilerini otururken bulur. Diğer daha anlamlı görevleri yerine getirmek için kullanabilecekleri zamanı boşa harcamış olurlar. O halde, sadece toplantı açısından esas olanları davet etmek önemlidir. Toplantıların daha iyi geçmesi için Harvard Business Review, sekizden az kişi ile sınırlandırılmasını önermektedir.
İkincisi, gündem herkesin hazırlıklı ve uyumlu olmasını sağlar. Neyin önceden görüşüleceğini bilmek, toplantı katılımcılarına grubun geri kalanıyla paylaşabilecekleri fikirler bulmaları için bolca zaman verir. Bu şekilde, bir arada geçirilen süre daha iyi harcanır. Katılımcılara ilk birkaç dakika brifing vermek yerine, toplantı sahibi hemen görevlerinin ayrıntılarına dalabilirken, geri kalanlar kendi düşünme çözümlerine kolayca katkıda bulunabilir.
Gelecekte toplantı planlarken, bir oda ayırdığınızdan ve ana konuşma noktalarını önceden gönderdiğinizden emin olun. BenQ DuoBoard ve CS serisi, toplantıyı organize edenlerin toplantı odalarını kolaylıkla rezerve etmelerine ve aynı zamanda tercih ettikleri e-posta platformundan gündemi göndermelerine olanak tanıyan Meeting Room 365 gibi çözümlerle entegre edilmiştir.
2. Dikkatin dağılmasına izin vermeyin.
Toplantılarda dikkatleri dağıtmak oldukça kolaydır. Zamanında başlamanızı engelleyen veya tartışmayı raydan çıkaran her şey dikkat dağıtıcı olarak kabul edilir. Bunlar, dizüstü bilgisayarınızı bir ekrana nasıl bağlayacağınızı bulmak veya HDMI kablosunu başka bir sunucuya geçirmek (yalnızca dizüstü bilgisayarlarının farklı bir konnektör kullandığını fark etmeleri) gibi basit şeyler olabilir. Bu küçük rahatsızlıklar birikir ve iyi bir sohbetin akışını bozabilir. Mümkün olduğunca bunları ortadan kaldırın.
Toplantıya katılanlar, önemsiz teknik sorunlarla boğuşmamalıdır. Eğer toplantı odası teknolojileriniz (ekran, projektör veya VoIP kurulumu) kullanabileceğiniz cihaz türlerini sınırlıyorsa veya görevleri daha karmaşık hale getiriyorsa, bunları değiştirmeyi düşünebilirsiniz. Toplantı odası araçları, bir odaya girip hemen başlayabilmeniz ve çalıştırabilmenize imkan sağlayacak kadar basit olmalıdır.
3. Aktif işbirliğini teşvik edin
Son olarak, verimli toplantılar son derece işbirliğine dayalı olmalıdır. İş toplantıları özünde tek başına yapılan etkinlikler değildir. Bütünsel çözümler bulmak amacıyla değişen uzmanlıkları ihtiyaç duyulduğundan, girdileri için farklı işlevsel personel bir araya gelmektedir. Bu nedenle, özellikle beyin fırtınası oturumları esnasında geri bildirim toplama ve işbirliğine dayalı çalışma için fırsatlar yaratmak çok önemlidir.
Beyaz tahta (fiziksel veya bulut tabanlı), etkileşimli ekran paylaşımı veya anket sistemleri gibi araçlar, aktif işbirliğini kolaylaştırır ve toplantıya katılanların düşüncelerini sözlü olarak ifade etmekten daha fazlasını yapmasına olanak tanır. Özellikle bulut beyaz tahtalar, iş arkadaşlarının yalnızca fikirlerini görselleştirmelerine değil, aynı zamanda puanlarını daha etkili bir şekilde iletmek için multimedya dosyalarını tahtada sunmalarına da olanak tanır.
Öte yandan etkileşimli ekran paylaşımı, toplantıya katılanlkarın ekranda bir sunum veya devam eden bir projeyi gerçek zamanlı olarak düzenleyerek işbirliği yapmasına olanak tanır. Geri bildirimin toplantı esnasında harmanlandığı ve daha sonra uygulandığı geleneksel bir statik slayt sunumu yöntemiyle karşılaştırıldığında, proje dosyasının toplantı esnasında açık olması değişikliklerin unutulmamasını ve doğru bir şekilde uygulanmasını sağlar. Elbette her proje veya tartışma tek oturumda sonuçlandırılamaz. İyi toplantı odası çözümleri, daha sonra devam edebilmeniz için oturumlarınızı kaydetmenize veya dışa aktarmanıza izin vermelidir.
Toplantılar verimli tartışmaları kolaylaştırmalıdır. Doğru ve uygun araçlarla yapıldığında, dikkatiniz dağılmadan veya sınırlamalar olmadan daha etkili oturumlar düzenleyebilirsiniz.