Информация по COVID-19

Трансформация офисного пространства: конференц-залы без границ

  • BenQ Business
  • 2021-11-05



Даже для самых подготовленных компаний, имеющих четкий план действий на случай непредвиденных ситуаций, внезапно разразившаяся пандемия стала большим ударом. Деятельность компаний приостанавливалась, что сказалось на доходах, стоимости акций и транзакциях. [1] Офисные помещения пришлось освобождать или уменьшать. [2,3] А часть сотрудников временно увольнять. [4,5] Это было решающее время для руководителей высшего звена. Они должны были действовать быстро, руководствуясь указаниями совета директоров.


Обычно такие обсуждения проходят во время ежеквартальных совещаний: руководство компании собирается в зале заседаний или конференц-зале, чтобы обсудить текущее состояние и будущее направление развития своей организации. Но с учетом срочности вопросов и ограничений, вызванных пандемией, заседания совета директоров пришлось созывать немедленно и удаленно, что в итоге стало новой нормой. [6,7]

 

 

Глобальный переход к видеозвонкам



Традиционный зал заседаний - это большое офисное помещение, предназначенное для периодических встреч членов совета директоров, которые проходят не реже одного раза в квартал. В течение большей части года эти пространства используются сотрудниками для проведения встреч с ключевыми партнерами и потенциальными клиентами или для регулярных совещаний разных отделов.



Все эти встречи в основном проводились при личном присутствии всех участников, поэтому необходимости в каком-либо специальном оборудовании, кроме проектора или широкоформатного дисплея, не было. Докладчикам достаточно было принести свои ноутбуки, чтобы поделиться контентом с остальными участниками. Но по мере того, как компании переходят к более гибкому, гибридному стилю работы, участники встреч больше не обязаны находиться в стенах зала заседаний [8]. Значительное число сотрудников теперь присоединяется к обсуждениям, находясь вне офиса. Следовательно, переговорные комнаты должны быть устроены таким образом, чтобы в них можно было удобно проводить интерактивные видеоконференции.




До пандемии деловые звонки с коллегами часто осуществлялись через системы VoIP (голосовая связь по интернет-протоколу). Это инструмент, применяемый в конференц-залах для проведения аудиоконференций через интернет. [9] Если необходимо было показать презентации или файлы, то использовали функции демонстрации экрана в приложениях для веб-конференций, таких как Zoom, Skype и т. д. Сейчас, когда многие компании переводят часть сотрудников на удаленную работу, видеть своих коллег во время гибридных встреч стало необходимостью.


По этой причине организациям необходимо пересмотреть текущее оснащение их конференц-залов. Подходит ли имеющееся оборудование для проведения различных типов крупномасштабных встреч в гибридном формате?

 

 

Почему важно видеть коллег во время видеозвонков

Поддерживает профессионализм


Включение камеры даже на короткое время в начале встречи говорит о профессионализме и деловом подходе.

Укрепляет рабочие отношения


Визуальный контакт с коллегами даже через видео позволяет компенсировать отсутствие физического взаимодействия и способствует установлению социальной связи.

Помогает сотрудникам сосредоточиться


Включенная камера повышает ответственность участников, не позволяя им переключать свое внимание на другие вопросы.

Конференц-залы для будущих задач



Что отличает современные решения для проведения деловых встреч от их предшественников, так это их масштабируемость и интерактивность. [12] Например, такие технологии, как интерактивные дисплеи со встроенными облачными “белыми досками”, позволяют нескольким удаленным пользователям одновременно работать в одном виртуальном пространстве. Это гарантирует активное участие всех сторон во время рабочих сессий. Теперь презентации – это не просто доклад одного из участников. Другие участники встречи могут сразу давать свои комментарии и даже редактировать контент, независимо от того, находятся ли они в том же конференц-зале или работают удаленно.


Ниже приводится сравнение современных стандартных конференц-залов с базовой системой для веб-конференцией и их гибридных аналогов, отвечающих требованиям будущего.

 

 

Стандартный конференц-зал и Гибридный конференц-зал

Обычный


Стандартные конференц-залы оснащены маркерными досками или флипчартами, а также базовыми системами для презентаций и веб-конференций, такими как проектор и система VoIP.

Интерактивный


Гибридные конференц-залы оснащены смарт-устройствами для совместной работы в режиме реального времени между офисными сотрудниками и их коллегами, работающим удаленно. К таким устройствам относятся интерактивные дисплеи с функциями облачной доски и видеоконференцсвязи.

Ограниченное взаимодействие


Присутствующие в конференц-зале сотрудники более активно участвуют в обсуждениях, чем их коллеги, присоединяющиеся по телефонной связи.

Более высокая вовлеченность


Всех участников совещания можно слышать и видеть по видеотрансляции, поэтому они могут свободно взаимодействовать друг с другом, как если бы все они находились в одном помещении.

Ограниченная работа с заметками


Если камера не направлена ​​прямо на маркерную доску или флипчарт, все записи, добавленные на доску или лист бумаги, может увидеть только тот, кто физически находится в конференц-зале.

Совместная работа с заметками


Поскольку все участники смотрят и работают на одной облачной доске, они не только могут видеть контент, но и вносить изменения в реальном времени.

Ограниченная запись совещаний


На совещании может вестись аудио- или видеозапись, которая потом будет отправлена участникам. Однако заметки, сделанные на доске или флипчарт, теряются.

Удобная запись сессий и обмен файлами


Записи рабочих сессий можно мгновенно экспортировать и отправлять всем участникам. Эти файлы могут включать заметки на облачной доске, которые можно будет редактировать и дорабатывать позже.

Фиксированная конфигурация


Конференц-залы с громоздкой мебелью ограничивают количество людей, которые могут поместиться в комнате. В них также труднее поменять расстановку мебели и оборудования в случае необходимости выполнения особых требований, таких как социальная дистанция.

Гибкая конфигурация


Конференц-залы, оборудованные модульной мебелью, а также передвижными дисплеями и камерами, позволяют удобно использовать помещение. Можно быстро изменить конфигурацию пространства в соответствии с задачами каждого конкретного совещания.

 



Организации постепенно внедряют разнообразные гибридные рабочие модели и превращают свои офисы в более компактные и эффективные пространства. В переговорных комнатах появляется интерактивное оборудование. Это изменение в некоторой степени коснётся и залов заседаний: от небольшой модернизации имеющегося технического оснащения до полного изменения дизайна, которые в конечном итоге позволят всем сотрудникам, в том числе и работающим удаленно, эффективно взаимодействовать между собой в реальном времени. Мы предлагаем несколько вариантов обустройства залов заседаний – от простых до продвинутых – с использованием решений BenQ. Листайте галерею и выбирайте, что подходит вашей компании.

Решения для проведения встреч

Интерактивные и смарт-дисплеи


Передвижные дисплеи в конференц-зале упростят проведение презентаций или помогут удобно обмениваться идеями и работать с файлами в режиме облачной “белой доски”.

Конференц-камеры


Использование высококачественных веб-камер c разрешением 4K и широким диапазоном поворота, наклона и масштабирования гарантируют лучшую потоковую передачу изображения и запись совещаний.

Широкоформатные дисплеи


Широкоформатные дисплеи в зале заседаний могут отображать актуальную информацию о бронировании и расписании переговорных комнат, а также другую важную информацию.

  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Все изображения созданы и предоставлены BenQ Lifestyle Design Center UX.

 

 

 

Чтобы узнать больше о возможной планировки переговорной комнаты, посетите нашу страницу «Выберите свой дисплей» .

Источники:

  1. Jones, L., Palumbo, D., and Brown, D., “Coronavirus: How the pandemic has changed the world economy”, BBC News, https://www.bbc.com/news/business-51706225, 24 January 2021, last accessed 28 May 2021.

  2. Grant, P., “After Covid-19, Office Leases Largely Come With Bargain Rates”, The Wall Street Journal, https://www.wsj.com/articles/after-covid-19-office-leases-largely-come-with-bargain-rates-11617701423, 6 April 2021, last accessed 28 May 2021.

  3. Thomas, D., “How the pandemic will change the City office”, Financial Times, https://www.ft.com/content/a399c208-7027-4138-abbf-6c08ef818a44, 3 January 2021, last accessed 28 May 2021.

  4. Tappe, A., “Record 20.5 million American jobs lost in April. Unemployment rate soars to 14.7%”, CNN, https://edition.cnn.com/2020/05/08/economy/april-jobs-report-2020-coronavirus/index.html, 8 May 2020, last accessed 28 May 2020.

  5. Tappe, A. and Yellin, T., “These 5 charts show the pandemic's brutal impact on American workers”, CNN, https://edition.cnn.com/2021/03/11/economy/pandemic-job-market/index.html, 11 March 2021, last accessed 28 May 2021.

  6. “Frank Discussions: Phyllis Campbell, Chairman, Pacific Northwest, JP Morgan Chase & Co.”, YouTube, uploaded by University of Washington Foster School of Business, 7 May 2020, last accessed 28 May 2021.

  7. Paine, L., “Covid-19 Is Rewriting the Rules of Corporate Governance”, Harvard Business Review, https://hbr.org/2020/10/covid-19-is-rewriting-the-rules-of-corporate-governance, 6 October 2020, last accessed 28 May 2021.

  8. Freeland, G., “Will The 3+2 “Hybrid” Workplace Of Home And Office Become The New Norm For Business?”, Forbes, 8 September 2020, last accessed 28 May 2021.

  9. Werbach, K. “Using VoIP to Compete”, Harvard Business Review, https://hbr.org/2005/09/using-voip-to-compete, September 2005, last accessed 28 May 2021.

  10. Frisch, B. and Greene, C., “What It Takes to Run a Great Virtual Meeting”, Harvard Business Review, https://hbr.org/2020/03/what-it-takes-to-run-a-great-virtual-meeting, 5 March 2020, last accessed 28 May 2021.

  11. Moreno, K, “Silver Linings: Key Lessons From How We Communicate In The New Normal”, Forbes, https://www.forbes.com/sites/insights-zoom/2020/11/20/silver-linings-key-lessons-from-how-we-communicate-in-the-new-normal/?sh=2d1b29412784, 20 November 2020, last accessed 28 May 2021.

  12. Preset, A. and Trueman, C., “The Role of Meeting Solutions in the New Work Nucleus”, Gartner, https://www.gartner.com/document/code/450764?ref=authbody&refval=3982154, 24 September 2019, last accessed 28 May 2021.