Трансформация офисного пространства: конференц-залы без границ

Даже для самых подготовленных компаний, имеющих четкий план действий на случай непредвиденных ситуаций, внезапно разразившаяся пандемия стала большим ударом. Деятельность компаний приостанавливалась, что сказалось на доходах, стоимости акций и транзакциях. [1] Офисные помещения пришлось освобождать или уменьшать. [2,3] А часть сотрудников временно увольнять. [4,5] Это было решающее время для руководителей высшего звена. Они должны были действовать быстро, руководствуясь указаниями совета директоров.

Обычно такие обсуждения проходят во время ежеквартальных совещаний: руководство компании собирается в зале заседаний или конференц-зале, чтобы обсудить текущее состояние и будущее направление развития своей организации. Но с учетом срочности вопросов и ограничений, вызванных пандемией, заседания совета директоров пришлось созывать немедленно и удаленно, что в итоге стало новой нормой. [6,7]

Традиционный зал заседаний - это большое офисное помещение, предназначенное для периодических встреч членов совета директоров, которые проходят не реже одного раза в квартал. В течение большей части года эти пространства используются сотрудниками для проведения встреч с ключевыми партнерами и потенциальными клиентами или для регулярных совещаний разных отделов.

Все эти встречи в основном проводились при личном присутствии всех участников, поэтому необходимости в каком-либо специальном оборудовании, кроме проектора или широкоформатного дисплея, не было. Докладчикам достаточно было принести свои ноутбуки, чтобы поделиться контентом с остальными участниками. Но по мере того, как компании переходят к более гибкому, гибридному стилю работы, участники встреч больше не обязаны находиться в стенах зала заседаний [8]. Значительное число сотрудников теперь присоединяется к обсуждениям, находясь вне офиса. Следовательно, переговорные комнаты должны быть устроены таким образом, чтобы в них можно было удобно проводить интерактивные видеоконференции.

До пандемии деловые звонки с коллегами часто осуществлялись через системы VoIP (голосовая связь по интернет-протоколу). Это инструмент, применяемый в конференц-залах для проведения аудиоконференций через интернет. [9] Если необходимо было показать презентации или файлы, то использовали функции демонстрации экрана в приложениях для веб-конференций, таких как Zoom, Skype и т. д. Сейчас, когда многие компании переводят часть сотрудников на удаленную работу, видеть своих коллег во время гибридных встреч стало необходимостью.

По этой причине организациям необходимо пересмотреть текущее оснащение их конференц-залов. Подходит ли имеющееся оборудование для проведения различных типов крупномасштабных встреч в гибридном формате?

Что отличает современные решения для проведения деловых встреч от их предшественников, так это их масштабируемость и интерактивность. [12] Например, такие технологии, как интерактивные дисплеи со встроенными облачными “белыми досками”, позволяют нескольким удаленным пользователям одновременно работать в одном виртуальном пространстве. Это гарантирует активное участие всех сторон во время рабочих сессий. Теперь презентации – это не просто доклад одного из участников. Другие участники встречи могут сразу давать свои комментарии и даже редактировать контент, независимо от того, находятся ли они в том же конференц-зале или работают удаленно.

Ниже приводится сравнение современных стандартных конференц-залов с базовой системой для веб-конференцией и их гибридных аналогов, отвечающих требованиям будущего.

Организации постепенно внедряют разнообразные гибридные рабочие модели и превращают свои офисы в более компактные и эффективные пространства. В переговорных комнатах появляется интерактивное оборудование. Это изменение в некоторой степени коснётся и залов заседаний: от небольшой модернизации имеющегося технического оснащения до полного изменения дизайна, которые в конечном итоге позволят всем сотрудникам, в том числе и работающим удаленно, эффективно взаимодействовать между собой в реальном времени. Мы предлагаем несколько вариантов обустройства залов заседаний – от простых до продвинутых – с использованием решений BenQ. Листайте галерею и выбирайте, что подходит вашей компании.