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3 Tips para mejorar la eficiencia de una reunión
- BenQ
- 2022-08-01
Las reuniones son improductivas cuando los colaboradores no están preparados. Anime sus reuniones con estos tres sencillos tips
¿Cuántas veces has pensado "Esto podría haber sido un correo electrónico" después de una reunión de una hora? No eres el único. Según Forbes, muchos empleados sienten que las reuniones son una pérdida de tiempo que son más contraproducentes que útiles. Han expresado que las reuniones a menudo terminan impidiendo su progreso en lugar de ayudarlos a realizar el trabajo.
Pero nos guste o no, las reuniones cumplen un propósito que no se puede cumplir mediante correos electrónicos, mensajes o llamadas. Varios CEO, de hecho, optan por reuniones, siempre que se hagan de manera eficiente. Entonces, ¿cómo llevar a cabo reuniones altamente productivas que no le hacen perder el tiempo a nadie? Aquí hay tres tips prácticos y aplicables.
1. Ten una agenda y un horario claro
Independientemente de si se trata de una reunión única o recurrente, es importante programarla con anticipación y proporcionar a cada colaborador una agenda claramente definida. Esta agenda tiene dos propósitos. En primer lugar, reduce automáticamente el número de asistentes a la reunión. Con demasiada frecuencia, los trabajadores se encuentran sentados en largas conversaciones en las que no necesariamente se necesita su opinión. Desperdician el tiempo que podrían haber utilizado para realizar otras tareas más significativas. Es importante, entonces, invitar solo a los esenciales a la reunión. Para mejores reuniones, Harvard Business Review recomienda limitar la asistencia a menos de ocho personas.
Segundo, la agenda mantiene a todos preparados y alineados. Saber lo que se va a discutir de antemano les da a los participantes de la reunión tiempo suficiente para generar ideas que pueden compartir con el resto del grupo. De esta manera, el tiempo de reunión se aprovecha mejor. En lugar de utilizar los primeros minutos para informar a los asistentes, el anfitrión puede sumergirse de inmediato en los detalles de su tarea, mientras que el resto puede contribuir fácilmente con sus soluciones pensadas.
Cuando programe reuniones en el futuro, asegúrese de reservar una sala y enviar los puntos principales de conversación con anticipación. La serie RP de BenQ están integradas con soluciones como Meeting Room 365 que permite a los organizadores de reuniones reservar salas de reuniones con facilidad y, al mismo tiempo, enviar la agenda desde su plataforma de correo electrónico preferida.
2. Elimina las distracciones
En las reuniones, es bastante fácil desviarse. Cualquier cosa que le impida comenzar a tiempo o cambie la discusión se considera distracción. Estas pueden ser cosas simples, como descubrir cómo conectar su computadora portátil a una pantalla o pasar el cable HDMI a otro presentador (solo para que se dé cuenta de que su computadora portátil usa un conector diferente). Estos pequeños inconvenientes se suman y pueden interrumpir el flujo de una buena conversación. En la medida de lo posible, eliminarlos.
Los participantes de la reunión no deben estancarse con problemas técnicos. Si las tecnologías de su sala de reuniones, ya sea una pantalla, un proyector o una configuración de VoIP, limitan los tipos de dispositivos que puede usar o hacen que las tareas sean más complicadas, considere reemplazarlos. Las herramientas de la sala de reuniones deben ser lo suficientemente simples de operar para que pueda simplemente ingresar a una sala y comenzar de inmediato.
3. Fomentar la colaboración activa
Por último, las reuniones eficientes deben ser altamente colaborativas. Las reuniones de negocios, en esencia, no son actividades solitarias. Se reúne personal funcional diferente para obtener sus aportes porque se necesita su experiencia variable para encontrar soluciones holísticas. Esta es la razón por la que es esencial crear oportunidades para la recopilación de comentarios y el trabajo colaborativo, especialmente durante las sesiones de lluvia de ideas.
Las herramientas como una pizarra (ya sea física o basada en la nube), el uso compartido de pantalla interactiva o los sistemas de votación facilitan la colaboración activa y permiten que los participantes de la reunión hagan más que sólo verbalizar sus pensamientos. Las pizarras en la nube, en particular, permiten a los compañeros de trabajo no solo visualizar sus ideas, sino también colocar archivos multimedia en la pizarra para transmitir sus puntos de manera más efectiva.
El uso de una pantalla interactiva, por otro lado, permite a los participantes de la reunión colaborar editando una plataforma o un proyecto en curso en la pantalla en tiempo real. En comparación con la forma tradicional de presentar un conjunto de diapositivas estáticas, donde los comentarios se recopilan durante la reunión y luego se aplican, tener el archivo del proyecto abierto durante la reunión garantiza que los cambios no se olviden y se implementen correctamente. Por supuesto, no todos los proyectos o discusiones se pueden finalizar en una sola sesión. Las buenas soluciones de salas de reuniones deberían permitirle grabar o exportar sus sesiones para que pueda continuarlas en otro momento.
Las reuniones deben facilitar conversaciones productivas. Bien hecho, con las herramientas adecuadas, puede realizar sesiones más efectivas sin distracciones ni limitaciones.